Forderungsmanagement: So zahlen Kunden schneller & zuverlässiger



Finanzielle Engpässe oder vergessene Rechnungen: Immer wieder passiert es Kunden, dass sie ihre offenen Forderungen nicht fristgerecht bezahlen. Das wirkt sich natürlich negativ auf eure Liquidität aus, da für eure erbrachte Leistung die Zahlung fehlt. Damit ihr in Zukunft Probleme mit fehlenden Zahlungen vermeiden könnt, geben wir euch im nachfolgenden Artikel Tipps, wie ihr einen Zahlungsverzug umgehen könnt und eure Rechnungen schneller beglichen werden.

Zahlungsverzug und Forderungsmanagement
Risiken vermeiden: Beim Forderungsmanagement wird auch die Bonität des Vertragspartners geprüft. (Foto: Unsplash)

#1 Welche Gründe gibt es für einen Zahlungsverzug?

Ein Käufer gerät in Zahlungsverzug, wenn die offene Rechnung am Tag der zuvor vereinbarten Zahlungsfrist noch nicht beglichen wurde. Sollten eure Kunden Verbraucher sein, ist es notwendig, dass in der Rechnung auf die Zahlungsfrist hingewiesen wird. Wenn in der Rechnung kein konkretes Zahlungsziel festgelegt wurde, dann beträgt dieses meist 30 Tage. Falls der Kunde in diesem Fall 30 Tage nach Erhalt der Rechnung immer noch nicht gezahlt hat, ist er im Zahlungsverzug.

Ein Käufer kann aus verschiedenen Gründen in Zahlungsverzug kommen. Dabei geschieht dies in den meisten Fällen unbeabsichtigt.

Der häufigste Grund ist ein persönlicher finanzieller Engpass, welcher beispielsweise wegen unerwarteten und notwendigen Investitionen hervorgerufen wird.

Ein weiterer Grund für den Zahlungsverzug ist schlicht und einfach, dass der Kunde vergisst, die Rechnung fristgerecht zu bezahlen. Weniger häufig, aber dennoch etwas, was viele Unternehmen berichten, ist vorsätzlicher Zahlungsverzug.

#2 Wie ein Zahlungsverzug verhindert werden kann: 5 Tipps

Ein Zahlungsverzug führt zu einer Senkung der Liquidität. Besonders wenn viele Kunden gleichzeitig in Zahlungsverzug geraten, kann es für euer Unternehmen problematisch werden. Um dies zu verhindern, gibt es einige Tipps im Bereich Forderungsmanagement, die ihr befolgen könnt:

1. Richtiges Erstellen einer Rechnung

Es ist empfehlenswert, die Rechnung für eine erbrachte Lieferung oder Leistung möglichst zeitnah zu stellen. In diesem Fall ist eure Erbringung nämlich noch frisch im Gedächtnis des Kunden und wenn dieser mit der Leistung zufrieden ist, steigt auch die Zahlungsbereitschaft. Dadurch kann die Zahlung relativ schnell erfolgen.

Zudem ist es wichtig, darauf zu achten, dass die Rechnung alle notwendigen Daten und Informationen für die Zahlung enthält. Dazu gehören unter anderem die Zahlungsfrist und die Daten des Zahlungsempfängers. Wenn der Käufer ausreichend über die Zahlung informiert ist, spart ihr Zeit bei der Klärung von möglichen Fragen und der Kunde sieht auf den ersten Blick, bis wann die Zahlung erfolgt sein muss.

2. Bonität überprüfen

Eine zuverlässige Bonitätsprüfung kann bereits im Checkout-Prozess Kunden mit negativer Bonität filtern. In einigen Fällen ist es auch durchaus ratsam, bereits vor Vertragsabschluss einem möglichen Zahlungsverzug entgegenzuwirken.

Vorwiegend Neukunden oder Aufträge mit einem besonders hohen Volumen sollten im Voraus überprüft werden.

Sollte der potenzielle Kunde oder Geschäftspartner eine geringe Kreditwürdigkeit aufweisen, ist die Wahrscheinlichkeit für einen Zahlungsverzug oder -ausfall deutlich größer. Hier ist es empfehlenswert, den Kauf auf Rechnung nur zahlungskräftigen Kunden anzubieten. Als Alternative sollte immer eine sicher Zahlart (wie z.B. Vorkasse) zur Auswahl stehen.

3. Zahlungserinnerungen

Meist haben Kunden keine böse Absicht, wenn sie Rechnungen nicht fristgerecht begleichen; grundsätzlich will ja jeder erst einmal seine Rechnungen pünktlich bezahlen. Manchmal gerät man dennoch in Zahlungsverzug, weil man im Alltagstrubel einfach vergisst, die Rechnung auszugleichen. Deswegen ist es für gewöhnlich ausreichend, den Kunden freundlich an die Zahlung zu erinnern.

Wichtig ist, dass die Zahlungserinnerung rechtzeitig erfolgt.

Üblicherweise reicht dies aus, damit der Kunden die Rechnung sofort ausgleicht. Sollte der Kunde jedoch auch nach mehreren Zahlungserinnerungen nicht zur Zahlung bewegt werden, sollte ein effektiver Mahnprozess eingeleitet werden.

4. Attraktive Sofortzahlungen

Durch einen sofortigen Ausgleich der Rechnung müsst ihr nicht auf ein Zahlungsziel in der Zukunft warten. Wenn Kunden attraktive Möglichkeiten haben, die Rechnung sofort begleichen zu können, kann das positive Auswirkungen auf eure Liquidität haben. Daher sollten genügend Optionen für Sofortzahlungen zur Auswahl stehen.

5. Zahlungsart

Generell ist es empfehlenswert, bei höheren Rechnungssummen eine Anzahlung zu verlangen. Somit wird ein Teil der Rechnung schon vor dem eigentlichen Zahlungsziel beglichen und das Ausfallrisiko der Gesamtforderung sinkt. Ebenfalls gilt die Zahlung per Lastschrift unter Kunden als sehr beliebt. Und um einen möglichen Zahlungsverzug ebenfalls zu vermeiden, sollte der Kauf auf Rechnung eventuell nicht für Neukunden bzw. nur zahlungskräftigen Kunden angeboten werden.

#3 Was kann man unternehmen, wenn der Kunde nicht zahlen kann?

Wenn der Käufer nicht zahlt, solltet ihr zunächst mit freundlichen Zahlungserinnerungen beginnen. Erst wenn der Kunde nach mehreren Zahlungsaufforderungen immer noch nicht kooperiert, sollte ein Mahnverfahren eingeleitet werden. In den meisten Fällen erfolgt aber ein Ausgleich der Rechnungssumme nach der ersten Zahlungserinnerung.

Sollte euer Mahnverfahren dennoch nicht fruchten, habt ihr die Möglichkeit, ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Dies könnt ihr selbst ohne viel Aufwand vornehmen. Oder ihr beauftragt ein Inkassounternehmen, dass für euch die Beitreibung der Forderung übernimmt, bis hin zum gerichtlichen Mahnverfahren und auch darüber hinaus. Teilweise werden auch Forderungen durch Inkassounternehmen abgekauft.

#4 Was bedeutet Forderungsmanagement?

Beim Forderungsmanagement handelt es sich um diverse Maßnahmen, mögliche Zahlungsausfälle zu vermeiden. Dazu gehört unter anderem das Erfassen und Bearbeiten von offener Zahlungen. Im Forderungsmanagement werden Zahlungserinnerungen für den Rechnungsempfänger rechtzeitig verfasst und versendet, sodass es zu keinem weiteren Zahlungsverzug kommt.

Zu den Vorteilen des Forderungsmanagements gehören:

  • die Sicherung der Liquidität
  • die Minimierung von möglichen Forderungsausfällen
  • schnelleres Erkennen von Risiken und somit Vermeidung von Zahlungsausfällen

#5 Wie läuft ein professionelles Forderungsmanagement ab?

Bevor ein Kauf abgeschlossen oder ein Vertrag erstellt wird, wird bei einem professionellen Forderungsmanagement die Bonität des potenziellen Rechnungsempfängers geprüft. Dadurch kann das Risiko eines Zahlungsverzugs bereits eingeschätzt werden. Anschließend liegt es in der Verantwortung des Forderungsmanagements, die Rechnungen korrekt zu erstellen und zeitnah abzusenden.

Ein professionelles Forderungsmanagement registriert und organisiert aktuell offene unbezahlte Rechnungen. Somit habt ihr einen besseren Überblick darüber, welche Rechnungen noch nicht beglichen wurden. Sollte das Zahlungsziel demnächst erreicht oder bereits überschritten sein, kümmert sich das Forderungsmanagement um das Verfassen der Zahlungserinnerungen und um die Eintreibungen der Zahlungen. Wenn notwendig, werden hierfür weitere Erinnerungen oder Mahnungen versendet. Sollte immer noch keine Zahlung erfolgen, muss möglicherweise mit einem Inkassodienstleister zusammen gearbeitet oder ein gerichtliches Mahnverfahren beantragt werden.

#6 Wer kann ein ordentlichen Forderungsmanagement durchführen?

Generell ist es durchaus möglich, das Forderungsmanagement selbst zu organisieren und durchzuführen. Das klappt aber auch nur dann zuverlässig, wenn ihr dafür auch genügend Mitarbeiter und ausreichend zeitliche Kapazitäten besitzt.

Die Aufgaben des Forderungsmanagements könnt ihr aber auch professionellen Unternehmen überlassen, sollten euch die notwendigen Kapazitäten fehlen.

#7 Wann lohnt es sich, ein professionelles Unternehmen zu beauftragen?

Das ist stark von der Unternehmensgröße und Anzahl eurer Kunden abhängig. Besonders große Unternehmen haben eigene interne Abteilungen, welche die Aufgaben des Forderungsmanagements erledigen. Kleinere Unternehmen, Freiberufler oder Unternehmen mit mangelnden Kapazitäten haben meist einen externen Partner, der sich um ihre Forderungen kümmert. Dadurch sparen sie nicht nur Zeit und Aufwand; kleine Unternehmen erlangen dadurch meist auch Kostenvorteile.

Egal, ob ihr in einem großen Unternehmen oder auf selbstständiger Basis arbeitet – Forderungsmanagement ist für jeden empfehlenswert und kann eure Liquidität sichern. Es spielt keine Rolle, in welcher Branche ihr tätig seid, unbezahlte Rechnungen kommen leider häufig vor. Jedoch kann man dem Zahlungsausfall mit den richtigen Maßnahmen entgegen wirken. Sollten euch die notwendigen Kapazitäten fehlen, empfehlen wir euch, Informationen über eine mögliche professionelle Unterstützung einzuholen und somit alle Aufgaben des Forderungsmanagements an einen externen Partner abzugeben.

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