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Unternehmen organisieren und strukturieren

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Team & Leadership

Jedes Unternehmen braucht einen festen Rahmen, in dem es sich entwickeln kann. Selbstständige müssen in der Lage sein, sich und das Start-up zu organisieren. Wie sehen Strukturen im unternehmerischen Kontext aus?

Unternehmensstruktur
Organigramme zeigen die Aufbauorganisation eines Unternehmens – es gibt dabei jedoch ganz unterschiedliche Ansätze. Diese richten sich nach der Ausrichtung des Unternehmens. (Bildquelle: @ ag visuell / Adobe Stock)

1. Organisation und Struktur: Unternehmerische Kerntugenden 

Eine der wahrscheinlich wichtigsten Eigenschaften, die Unternehmer brauchen: Organisationstalent. Gerade dass im Alltag immer wieder auf neue Situationen reagiert werden muss, macht die Selbstständigkeit so spannend. Es kommt darauf an, schnell eine Situation zu analysieren – und die richtige Entscheidung zu treffen. Ein Chef muss, wenn beispielsweise ein Dienstleister ausfällt, schnell für Ersatz sorgen.
Diese Facette des Organisierens hat etwas Chaotisches an sich. Organisieren bedeutet aber auch, den Überblick zu behalten. Zu wissen, was eine Abteilung macht – und warum sie gerade dies tut – ist essenziell für den unternehmerischen Erfolg. Insofern ist Organisation in Form einer effizienten Verwaltung eine der wichtigsten Grundfertigkeiten, welche ein Unternehmer in die Waagschale werfen muss.

Früh planen und mit wenig Aufwand umsetzen

In der Anfangsphase eines Unternehmens wird viel – etwa zur Finanzierung - ad hoc entschieden. Es muss einfach schnell auf Herausforderungen reagiert werden. Teilweise zeigt sich hier auch die Unerfahrenheit der Gründer. Dabei wäre es eigentlich vorteilhaft, wenn die Organisation des Unternehmens nicht „auf die lange Bank“ geschoben wird. Gerade in der Gründungsphase sind Veränderungen noch sehr einfach zu bewerkstelligen.

Hier sollten sich Gründer beispielsweise Gedanken machen, welches Unternehmensmodell vorschwebt. Im 1-Linien-System gibt es in jeder Abteilung immer einen Vorgesetzten. Dieser ist weisungsbefugt und trifft alle Entscheidungen. Hier sind die Hierarchien sehr klar zu erkennen. Das Problem besteht bei diesem System in den teils langen Informationswegen. Außerdem besteht immer die Gefahr, dass in der nächsthöheren Ebene eine Überforderung entsteht – was sich am Ende negativ auf die Performance des Unternehmens auswirkt. Im Mehr-Linien-System werden die Verantwortlichkeiten verteilt. Hier sind die Wege deutlich kürzer und die Verantwortung ruht auf mehreren Schultern.

2. Organisation und Struktur im Überblick

Transformationsprozess von der Idee und dem Erkennen, was sich ändern muss, bis zur praktischen Umsetzung ist die eigentliche Herausforderung.

Grundsätzlich kann die Organisation eines Unternehmens in zwei Teilbereiche gegliedert werden:

  • Aufbauorganisation
  • Ablauforganisation.

Diese beiden Organisationskategorien verfolgen ganz bestimmte Ziele. Im Rahmen der Aufbauorganisation geht es um das betriebliche Rahmenkonstrukt. Hier wird festgeschrieben, welche Abteilung im Unternehmen für welche Aufgaben zuständig ist. Das umfasst letztlich die Strukturierung des Unternehmens.

Wie eine Aufbauorganisation in der Praxis aussehen muss, richtet sich unter anderem nach strategischen Gesichtspunkten. Im Wesentlichen geht es aber darum, die Belange des Start-ups mit denen der Beschäftigten und Kunden unter einen Hut zu bringen. Um die Aufbauorganisation auf die Beine zu stellen, braucht es:

  • Arbeitsstellen/Abteilungen für Teilaufgaben
  • Zuweisung von Kompetenzgraden
  • Benennen der Befugnisse in der Aufbauorganisation.

Diese Form der Aufbauorganisation ist nicht auf Ein- oder Mehrliniensysteme festgelegt. Vielmehr lässt sich das Ganze auf unterschiedliche Rahmenbedingungen anpassen. Unternehmen mit einer zentralen Organisation müssen die Aufbauorganisation genauso gut beherrschen wie Firmen, in denen verstärkt auf flache Hierarchien gesetzt wird.

Mit der Ablauforganisation wird die Organisation des Unternehmens im prozessorientierten Maßstab verstanden. Hier geht es darum, die in der Aufbauorganisation benannten Aufgaben in einen Prozess zu überführen, an dessen Ende die Dienstleistung oder ein Produkt steht. Dabei muss jeder Unternehmer im Hinterkopf behalten, dass einzelne Prozesse kein in sich geschlossenes System darstellen. In vielen Firmen greifen einzelne Teilbereiche und Aufgabengebiete ineinander. Für die Organisation bedeutet dies natürlich, dass es immer wieder Schnittstellen braucht.

Die Ziele des Ganzen

Warum diese komplizierte Strukturierung eines Unternehmens? Es geht in erster Linie um Effizienz. Jeder Unternehmer sich im Klaren sein, dass ineffizientes Organisieren ein Kostenfaktor wird. Einfaches Beispiel: Fehlen zwischen Abteilungen Schnittstellen, entstehen Missverständnisse. Hierunter leidet die Qualität eines Produkts. Der Kunde verweigert dessen Annahme – es muss teuer nachgebessert werden.

Arbeiten im Unternehmen alle Teilbereiche effektiv miteinander, reduzieren sich Kosten. Hierdurch entsteht eine Win-Win-Situation. Das Unternehmen kann einen höheren Gewinn einfahren. Dieser fließt wiederum in Investitionen – etwa in einen höheren Grad der Digitalisierung. Auf diese Weise steigert sich die Effizienz. Ein Aspekt, von dem auch Beschäftigte durch:

  • Arbeitsplatzsicherheit
  • Bonuszahlungen
  • geldwerte Vorteile

profitieren können. An dieser Stelle muss eines sehr deutlich gemacht werden. In welcher Art und in welchem Umfang solche Unternehmensorganisationen realisierbar sind, hängt stark von der Ausrichtung sowie auch der Branche des Unternehmens ab.

Organisationseinheiten im Überblick

Wer als Unternehmer eine Firma organisieren will, muss hier eigentlich direkt mit der Gründung beginnen. Im laufenden Betrieb den internen Aufbau „umzukrempeln“, wird extrem schwierig. Fest eingefahrene Strukturen aufzubrechen ist schwierig und kann den unternehmerischen Ablauf – sprich den Geschäftsbetrieb – erheblich stören.
Aus diesem Grund sollten die Planung und Organisation des Unternehmens einer der ersten Schritte vor der Gründung sein. Wie sehen Organisationseinheiten in der Praxis aus? Das Ganze lässt sich praxisnah einfach über ein Organigramm bildhaft darstellen.

Allgemein werden sich die Organisationseinheiten auf drei große Teilbereiche zusammenfassen lassen:

  1. Fertigung/Dienstleistung
  2. Verwaltung und Finanzen
  3. Vertrieb/Marketing.

Wie die Aufgaben und Subbereiche in diese Kategorien passen, ist im Rahmen des Organisationsaufbaus zu analysieren.
An dieser Stelle geht es darum, die einzelnen Bereiche so zu gliedern, dass sie dem Unternehmenszweck effizient dienen. Wie kann sich ein Existenzgründer diese Schritte vorstellen? Zuerst muss natürlich ein Unternehmensziel klar definiert werden.

Über allem steht die Gewinnerzielung. Praktisch ausgestaltet werden kann diese durch die Herstellung eines Produkts oder das Erbringen von Dienstleistungen. Aus dieser Definition eines Unternehmensziels ergibt sich am Ende, welche funktionalen Einheiten das Unternehmen braucht. Ein Dienstleister kann allgemein auf Forschung und Entwicklung verzichten. Das Marketingelement gewinnt hier hingegen sehr deutlich an Bedeutung.

Im nächsten Schritt der Organisationsanalyse geht es um die Frage, wie das Kerngeschäft – die Herstellung eines Produkts, die Software-Entwicklung oder Ähnliches – zu organisieren ist. Bis zum fertigen Produkt lässt sich der Ablauf in kleine Teilbereiche gliedern. Hieraus ergibt sich letztlich, wie verschiedene Arbeitsbereiche wann ineinandergreifen. Das Phasenmodell ist eine gute Richtschnur, um Prozesse zu organisieren. Für die Fertigung eines Produkts würde dieses Modell beispielsweise das Zerlegen der einzelnen Produktionsschritte bedeutet – und die Zuweisung in verschiedene Abteilungen.

Planung und Praxis

Die Planung der einzelnen Organisationseinheiten ist eine Seite der Medaille. Auf dem Papier werden die einzelnen Unternehmensabteilungen meist sehr klar voneinander getrennt, es entstehen formelle Organisationseinheiten. Jeder Unternehmer muss sich parallel dazu bewusst sein, dass in einem Unternehmen auch informelle Einheiten entstehen. Deren Basis ist das menschliche Verhalten. Einfaches Beispiel: In der Betriebskantine treffen Mitarbeiter aus verschiedenen Bereichen aufeinander. Hier kommt es nicht nur zum privaten Austausch. Mitunter werden auch betriebliche Angelegenheiten aufgegriffen.

Diese Aspekte lassen sich als Schnittstelle außerhalb der formellen Kommunikationskanäle durchaus positiv nutzen. Jedem Unternehmer muss die Relevanz des informellen Austauschs klar sein. Unter Umständen ergeben sich aus dessen Förderung sogar Vorteile für das Unternehmen – wenn sich beide Schnittstellen miteinander ergänzen. 

3. Organisation und Struktur in der Praxis

Die Organisation und Struktur eines Unternehmens lässt sich in der Theorie wunderbar erklären und daraus ein „Gedankenmodell“ entwickeln. Allerdings sieht die praktische Umsetzung des Ganzen oft anders aus. Was auf dem Papier so schön aussieht, kann in der Praxis zu einem Kraftakt werden. Besonders die Organisation im zeitlichen Verlauf wird zu einer Herausforderung.

Hintergrund: Nach der Start-up-Phase liegt es durchaus im Bereich des Möglichen, dass neue Geschäftsbereich hinzukommen. Diese müssen sinnvoll in die bestehende Organisation des Unternehmens eingebunden werden. Wie gehen Gründer und Unternehmer mit der Strukturierung und Organisation in der Praxis um? 

Realistische Ziele setzen

Was für den einzelnen Beschäftigten und den Unternehmer gilt, lässt sich auch auf die Organisationseinheiten im Unternehmen übertragen. Es muss um eine realistische Einschätzung gehen, was die einzelnen Einheiten leisten können. Jeder Bereich in der Fertigung oder Verwaltung bekommt Aufgaben zugewiesen. Diese müssen im Rahmen der personellen Möglichkeiten aber auch erreichbar sein. 

Kein Unternehmer kann erwarten, dass in einer Abteilung mit fünf Beschäftigten plötzlich das Arbeitspensum der doppelten Belegschaft erfüllt wird. Unter solchen Rahmenbedingungen werden sich Arbeitnehmer überfordert fühlen – und am Ende zur Kündigung als letztes Mittel greifen. Hierdurch entsteht am Ende ein gefährliches Vakuum. Fehlender Fachkräfte in einzelnen Abteilungen lassen sich kurzfristig ausgleichen.

Hält dieser Zustand an, führt er zu Überforderung bei den verbliebenen Mitarbeitern, die gesundheitsbedingt ausfallen oder ebenfalls das Handtuch werfen. Ein Teufelskreis, welcher letztlich auch den unternehmerischen Erfolg riskiert. In der Aufbauorganisation und der Gestaltung von Abläufen realistische Ziele zu setzen, heißt aber auch, Unterforderung entgegenzuwirken. Viele Beschäftigte verstehen so etwas als einen Mangel an Wertschätzung – Stichwort: Bore-Out. Dieser hat am Ende einen ähnlichen Effekt wie die Überforderung.

Ein offenes Ohr haben

Ein Unternehmen zu organisieren heißt, nicht alle individuellen Belange der Beschäftigten berücksichtigen zu können. Es gelten einfach in der Arbeitswelt gewisse Standards, welche manchmal individuellen Bedürfnissen zuwiderlaufen. Sei es aufgrund privater Probleme und persönlicher Rahmenbedingungen oder durch Spannungen im Team.

Grundsätzlich sollte sich ein Unternehmer bei der Organisation seines Unternehmens auch darüber im Klaren sein, dass eine Fürsorgepflicht übernommen wird. Kein Existenzgründer muss der beste Freund seiner Mitarbeiter sein. Das Ganze auf Gutsherren-Art anzugehen, ist allerdings ebenfalls die vollkommen falsche Herangehensweise. Was es braucht, ist ein Auge und Ohr für die Belange der Mitarbeiter. Dazu gehört auch ein gewisses Verständnis für das Gegenüber. Letztlich ist es nicht der Unternehmer allein, welcher den Erfolg bestimmt. Hohe Umsätze und Gewinne sind am Ende immer eines – Teamwork.

Motivation ist extrem wichtig

Kaum ein Beschäftigter wird es sich erlauben, dem Chef offen die Meinung ins Gesicht zu sagen. Grundsätzlich sind Angestellte weisungsgebunden. Aber: Es gibt – wie die Praxis zeigt – immer Mittel und Wege, um beispielsweise eine Umstrukturierung in einer Organisationseinheit des Unternehmens zu unterlaufen. Damit das Unternehmen effizient arbeiten kann, ist ein solches Verhalten nicht akzeptabel.

Unternehmen sind gut beraten, für Organisation und Struktur die Arbeitnehmer mit ins Boot zu holen. Die Entscheidungsgewalt liegt immer noch bei der Chefetage. Wo Beschäftigte sich wahrgenommen und gehört fühlen – am Ende sogar sehen, dass Vorschläge nicht auf taube Ohren stoßen – ist die Motivation wesentlich größer. In diesen Bereich lassen sich Benefits einbinden. Hierzu gehören beispielsweise Schulungen und Weiterbildungen. Gerade wenn in die Organisationseinheiten in der Digitalisierung umgestellt werden, macht sich dieses Vorgehen bezahlt.

Benefits und Schutz aller Mitarbeiter im Auge behalten (Auch des Gründers)

Unternehmer und Gründer stellen ihre gesamte Zeit und Energie in den Dienst des Unternehmens. Die Organisation des Start-ups kann ein zeitaufwendiger Prozess sein. Dabei darf nicht vergessen werden, dass Vorsorge mit auf die Agenda gehört. Hier geht es um die Eigenvorsorge als Unternehmer. Was passiert, wenn der Stress zu viel wird. Ausfallzeiten müssen finanziert werden – und das Unternehmen trotzdem weiterlaufen.

Das bedeutet: Die Organisation des Unternehmens muss nachvollziehbar und transparent sein. Gleichzeitig sind für den Ernstfall klare Kompetenzen zu benennen. Und Unternehmer sollten sich fragen, wie finanziell das Risiko aufgefangen wird. An dieser Stelle ist immer noch die BU-Versicherung ein wichtiges Mittel. Wenn man so will, handelt es sich hier um den „Goldstandard“. Gute Tarife für Selbstständige sollten dabei auf abstrakte Verweisungen verzichten und eine Rente zahlen, wenn mindestens eine Berufsunfähigkeit von 50% vorliegt. Auch eine Nachversicherungsgarantie ist hilfreich, wenn sich durch besondere Ereignisse (Hochzeit, Kinder, erhebliches Einkommenswachstum durch unternehmerischen Erfolg) der benötigte Lebensstandard erhöht.

Vorsorgeleistungen lassen sich übrigens nicht nur im Rahmen des Eigenschutzes einsetzen. Unternehmen haben die Möglichkeit, mit deren Hilfe die Motivation im Unternehmen zu verbessern. Betriebsrenten sind inzwischen ein Thema, welches immer wieder auf der Agenda steht. Aber auch Gruppenversicherungen für andere Lebensbereiche lassen sich als Benefit in diesen Bereich eingliedern. 

Beispiele sind:

  • Krankenzusatztarife
  • Schadensversicherungen
  • Haftpflicht-Policen.

Auf diesem Weg fühlen sich Mitarbeiter wertgeschätzt und haben das Gefühl, dass dem Chef das Wohlergehen seiner Mitarbeiter am Herzen liegt.

Pläne müssen sich ändern lassen

Die Umsetzung der Struktur, die auf dem Papier existiert, kann auf Probleme und Hindernisse stoßen. Eventuell stellt sich in der Praxis auch heraus, dass einige Teilbereich der Organisation des Unternehmens nicht funktionieren. Erfolgreiche Unternehmer sind nicht auf einen Plan „festgenagelt“, sondern zur Anpassung in der Lage.

Diese Eigenschaft ist noch aus einem anderen Grund extrem wichtig. Ein Unternehmen muss sich anpassen können. Märkte ändern sich genauso wie die gesetzlichen Rahmenbedingungen. Auf diese muss nicht nur ein Start Up, sondern auch ein etabliertes Unternehmen reagieren. Aus diesem Grund sollte jeder Firmenchef breit dazu sein, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Wird zu lange an einem überholten Organigramm festgehalten, kann es am Ende schon zu spät sein. Es zeigt sich in der Praxis nur allzu häufig, dass nicht alles, was auf dem Papier gut aussieht, am Ende auch funktionieren muss.

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