Fahrtenbuch führen: Darauf achtet das Finanzamt

Wann ist es Pflicht ein Fahrtenbuch zu führen? Ein Fahrtenbuch muss nur dann geführt werden, sobald der Firmenwagen auch für private Zwecke genutzt wird. Gerade bei Solo-Gründern geht das Finanzamt häufig per se davon aus, dass der Firmenwagen auch privat genutzt wird, bis durch ein Fahrtenbuch das Gegenteil bewiesen wird. Grund hierfür ist, dass bei privater Nutzung ein sogenannter geldwerter Vorteil entstehen würde, d. h. dass durch unternehmerische Sachleistungen ein privater Vorteil entsteht. Das gilt auch für Fahrzeuge, die über Firmenwagenleasing finanziert werden.

Durch das Fahrtenbuch wird festgehalten, wie viele Kilometer das Auto betrieblich und wie viel privat genutzt wurde. Denn nur die betrieblichen Wege sind auch als Betriebsausgabe zu erfassen. Die private Nutzung hingegen ist ein geldwerter Vorteil, der als Betriebseinnahme angesehen wird.

Genutzt werden kann das Auto beispielsweise für:

• Dienstliche Fahrten
• Private Fahrten (geldwerter Vorteil)
• Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz (geldwerter Vorteil)
• Fahrten im Kontext einer doppelten Haushaltsführung z. B. getrennte Wohn- und Arbeitsorte

Insbesondere bei einem Fuhrpark und im Flottenmanagement ist das Fahrtenbuch empfehlenswert.

Die Alternative zum Fahrtenbuch ist die 1%-Regelung, um den Anteil der privaten Nutzung des Firmenwagens pauschal zu ermitteln. 

Wenn kein Fahrtenbuch geführt und das Fahrzeug auch privat genutzt wird, wird die 1%-Regelung wirksam. Das bedeutet, ein Prozent des Bruttolistenneupreises des Fahrzeugs wird monatlich als Wert angesetzt, den der Selbstständige als Betriebseinnahme versteuern muss.

Der Vorteil für den Nutzer des Wagens ist, dass kein Fahrtenbuch geführt werden muss und somit eine Menge Zeit eingespart werden kann. Oft ist jedoch die 1%-Regelung deutlich teurer, als ein Fahrtenbuch zu führen.

Das kann zwei Gründe haben: Je weniger ein betriebliches Fahrzeug privat genutzt wird, umso ungünstiger ist die 1%-Regelung, denn Sie könnten mehr Ausgaben steuerlich absetzen. Und: Je älter Ihr Fahrzeug, desto ungünstiger ist die 1%-Regelung. Denn ohne Ausnahme wird dabei immer 1% des Neupreises des Fahrzeugs versteuert. Sollte Ihr Fahrzeug also gebraucht gekauft oder ein paar Jahre älter sein, so wird trotzdem 1% des Neupreises erhoben.

Tipp: Prüfen Sie, ob die 1%-Regelung oder das Fahrtenbuch die günstigere Methode für Sie ist. Eine Beispielrechnung hierfür finden Sie im nächsten Abschnitt. Für den Vergleich empfiehlt es sich auch, im ersten Jahr das Fahrtenbuch zu testen. In den meisten Fällen lohnt es sich nur zeitlich und nicht finanziell, von der 1%-Regelung Gebrauch zu machen.

Nicht zulässig ist die 1%-Regelung allerdings, wenn Sie einen Firmenwagen weniger als 50 % zu Arbeitszwecken nutzen. Dann haben Sie nicht die Wahl und müssen ein Fahrtenbuch führen.

Gehen wir davon aus, dass Unternehmer Hans Specht jährlich 20.000 Kilometer mit seinem Fahrzeug fährt. 8.000 hiervon entfallen auf private Fahrten (dies entspricht einem Anteil von 40 %). Das Fahrzeug hat einen Neuwagenwert von 30.000 Euro. Unternehmer Specht wohnt 20 Kilometer von seinem Arbeitsplatz entfernt. Für den Arbeitsweg werden pauschal monatlich 0,03 % vom Bruttopreis je Kilometer angesetzt. Das Finanzamt berechnet einen Lohnsteuersatz von 35 %.

Fall 1: Unternehmer Hans Specht wendet die 1%-Regelung an

• 1 % des Neuwagenwerts von 30.000 Euro wären 300 Euro pro Monat, d. h. 3.600 Euro im Jahr.
• Für den Arbeitsweg werden monatlich pauschal 180 Euro angesetzt (30.000 Euro x 0,03% x 20 km), d. h. pro Jahr 2.160 Euro.
• Hierdurch ergibt sich eine Summe von 5.760 Euro.
• Die zu zahlende Lohnsteuer würde bei 35 % 2.016 Euro betragen.

Fall 2: Unternehmer Hans Specht nutzt ein Fahrtenbuch

• Abschreibung des Fahrzeuges auf sechs Jahre beträgt 5.000,00 €
• Benzinkosten, Versicherung und Wartung pro Jahr: 4.500 €
• Summe 9.500 €
• Privatanteil 40 %: 3.800 €
• Zu zahlende Lohnsteuer bei 35 %: 1.330 Euro

Es wäre für Unternehmer Hans Specht also rund 700 Euro im Jahr günstiger, ein Fahrtenbuch zu führen. Dabei wurde mit eher wenigen Kilometern gerechnet. Insbesondere bei Dienstleistern oder Vertrieblern ist die Kilometerzahl, die durch betriebliche Fahrten anfällt, deutlich höher und die Differenz zwischen dem Fahrtenbuch und der 1%-Regelung kann bei weit über 1.000 Euro liegen. In den meisten Fällen lohnt sich also das Fahrtenbuch. Allerdings sind bei einem Fahrtenbuch einige Dinge zu beachten, damit das Finanzamt dieses auch akzeptiert.

Wer ein Fahrtenbuch führt, der sollte einige Informationen zeitnah und vollständig festhalten und darauf achten, das Fahrtenbuch korrekt zu führen. Die Daten dürfen nachträglich nicht verändert werden. Auch Fahrten, die über mehrere Tage zusammengefasst sind, sind nicht erlaubt. Also notieren Sie ganz genau:

• Start- und Zielort
• Datum
• Grund der Fahrt (also zum Beispiel welcher Kunde genau besucht wurde)
• Fahrer des Wagens
• Kilometerstand des Fahrzeugs am Anfang und am Ende der Fahrt
• Umwege mit Begründung
• War die Fahrt betrieblich oder privat?

Bei privaten Fahrten müssen nur die Kilometerstände erfasst werden. Sowohl der Grund der Fahrt als auch die aufgesuchten Orte müssen und sollten nicht angeben werden. 

Die Finanzämter haben die Aufgabe, nach Lücken und Unstimmigkeiten im Fahrtenbuch zu suchen. Das bedeutet: Das Finanzamt vergleicht auch andere Rechnungen und Belege mit Ihrem Fahrtenbuch. So müssen z. B. Tankbelege mit den genannten Orten im Fahrtenbuch übereinstimmen. Finanzämter prüfen außerdem, ob das Fahrtenbuch zeitnah erfasst wurde. Ein Fahrtenbuch, das am Schreibtisch geschrieben wird, sieht ordentlicher aus, als ein Fahrtenbuch, das direkt beim Ein- und Aussteigen aus dem Auto geführt wird.

Vollständigkeit und Genauigkeit sind also nicht zu unterschätzen! Wird das Finanzamt fündig, verwirft es das Fahrtenbuch und wendet automatisch die 1%-Regelung an.

Wichtig: Wenn Sie ein Fahrtenbuch führen, müssen nachträgliche Änderungen immer sichtbar bleiben. Bei handschriftlichen Fahrtenbüchern bedeutet das: Kein Tipp-Ex nutzen, sondern fehlerhafte Informationen so durchstreichen, dass sie noch lesbar sind. Auch ein elektronisches Fahrtenbuch muss in der Lage sein, Änderungen zu dokumentieren.

Klassischerweise wird das Fahrtenbuch handschriftlich geführt. In Zeiten der Digitalisierung ist aber auch klar, dass das Interesse an elektronischen Fahrtenbüchern steigt. Hierbei gibt es mittlerweile solche, die fest im Auto verbaut sind oder per Bordsteckdose oder Servicesteckdose am Fahrzeug montiert werden. Günstig oder sogar kostenlos sind Apps, die das Fahrtenbuch elektronisch führen. Aber Achtung: Nicht alle Apps sind auch konform mit den Regeln des Finanzamts - außerdem wird auch eine falsche Bedienung einer App vom Finanzamt nicht als Begründung für ein falsches Fahrtenbuch akzeptiert. Achten Sie daher beim Vergleich der Anbieter darauf, dass das Finanzamt die Lösung akzeptiert.

Wichtig: Nicht erlaubt sind Excel-Tabellen oder Word-Dokumente, da diese zulassen würden, das Fahrtenbuch nachträglich unbemerkt zu bearbeiten.

Ganz generell ist das Hauptproblem an einer App für das Fahrtenbuch, dass Sie keine Sicherheit haben, ob die Anforderungen tatsächlich denen des Finanzamtes genügen. Natürlich geben viele App-Anbieter an, dass sie das Finanzamt die Applikation anerkennt. In den AGBs wird aber oft darauf hingewiesen, dass keine Garantie hierfür übernommen wird.

Wir raten dazu, im ersten Jahr parallel zur App ein handschriftliches Fahrtenbuch zu führen. Sollte das Finanzamt die App anerkennen, kann diese in den Folgejahren ohne Probleme genutzt werden. Für den Streitfall sind Sie aber mit einem zusätzlichen handschriftlichen Fahrtenbuch auf der sicheren Seite.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die sorgfältige Bedienung von Apps für das Fahrtenbuch. Jüngste Tests haben herausgefunden, dass die größten Unterschiede im Funktionsumfang liegen. Auf folgende Punkte sollten Sie also bei der Auswahl achten:

• Ist die App für mehrere Fahrer nutzbar?
• Bietet die App Auswertungen, wie viele Fahrten privat und geschäftlich geführt wurden?
• Ist die App einfach zu bedienen?

Interessante Fahrtenbuch-Apps finden Sie in unserem Vergleich elektronischer Fahrtenbücher.

Generell gilt: Das Finanzamt ist in Sachen Fahrtenbuch streng. Ausnahmen werden nicht akzeptiert. Wir haben drei Beispiele für Sie.

Sonderfall 1: Ich habe ein Leasingfahrzeug.

Wer ein Fahrzeug geleast hat, für den tritt die Regelung des Fahrtenbuchs genauso in Kraft, wie bei einem eigenen Fahrzeug. Steuerlich abgesetzt als Betriebskostenausgabe wird die Leasingrate sowie Kosten für Kraftstoff und Inspektionen, Versicherungen etc. Der private Anteil, für den das Leasingfahrzeug genutzt wird, muss hingegen versteuert werden. Es ist also entgegen des Gerüchts nicht nur steuermindernd, wenn ein Fahrzeug geleast wird.

Sonderfall 2: Ich habe mein Fahrtenbuch verloren.

In diesem Fall gibt es leider keine Kulanz, sondern es tritt direkt die 1%-Regelung in Kraft. Es empfiehlt sich daher, auch elektronische Lösungen für ein Fahrtenbuch stets zu sichern.

Sonderfall 3: Ich habe ein unvollständiges Fahrtenbuch.

Das Fahrtenbuch wird vom Finanzamt sehr sorgfältig geprüft. Sie sollten daher ein lückenloses Fahrtenbuch einreichen. Auch Nachtragungen am Monatsende fallen in der Regel auf, da schnell Unstimmigkeiten durch zu lange oder zu kurze Fahrten entstehen können. Dieses Risiko sollten Sie nicht eingehen, da Sie sonst auf die 1%-Regelung umgestellt werden.