Wie Gründer im Einzelhandel von einer ERP-Software profitieren

Die Digitalisierung hat den Einzelhandel grundlegend verändert. Webshops schießen wie Pilze aus dem Boden und stehen miteinander in Konkurrenz. Damit euer Shop in diesem Wettbewerb besteht, solltet ihr eure Geschäftsprozesse mit einer ganzheitlichen ERP-Software koordinieren. So könnt ihr sämtliche Firmendaten zentral im Blick haben und steuern.

Der Vorteil einer einheitlichen Software

Wenn euer Einzelhandelsunternehmen noch recht klein ist, nutzt ihr für eure einzelnen Geschäftsbereiche vielleicht noch jeweils eine eigene Software. Das kann zum Beispiel daran liegen, dass ihr ein Programm verwendet, weil es keine zusätzlichen Kosten verursacht (z.B. Excel) oder euch die Funktionen überzeugt haben. Diese Strategie kann bei kleinen Betrieben mit einer weniger komplexen Organisationsstruktur zwar klappen. Ab einer bestimmten Firmengröße oder einem zu rasanten Wachstum stößt sie jedoch schnell an ihre Grenzen. Da im Einzelhandel viele Abteilungen miteinander vernetzt arbeiten, lohnt sich ein ERP-System schon für Gründer. Nutzt man hingegen die Anwendungen mehrerer Hersteller parallel, steigt das Risiko, dass die Daten entweder zeitaufwendig transferiert werden müssen, nicht kompatibel sind oder im Worst Case ganz verloren gehen. Eine ERP-Software bietet euch hierbei den Vorteil, dass ihr firmeninterne Daten nicht mehr von einem System in ein anderes übertragen müsst. Alle Abteilungen können die Daten parallel nutzen und sich gegenseitig zur Verfügung stellen.

Wie Start-ups im Einzelhandel von einer ERP-Software profitieren (© Nuamfolio/ Shutterstock)

Steigerung der Produktivität durch ERP

Wenn ihr ein ERP-System nutzt, wird euer Tagesgeschäft im Einzelhandel nicht nur unkomplizierter, ihr profitiert auch aus finanzieller Sicht davon. Folgende Prozesse lassen sich mit einer einheitlichen Firmensoftware verbessern.

• Gerade wenn ihr im Einzelhandel tätig seid, ist eine reibungslose Kommunikation zwischen den Betriebsabteilungen besonders wichtig. Der Wareneinkauf, -verkauf, das Lager und der Versand sollten stets auf dieselben Daten zugreifen. Onlineshops können dadurch ihre Waren nicht nur schneller versenden, es wird zudem das Risiko von fehlerhaften Sendungen minimiert. Egal, ob ihr eure Artikel stationär oder über das Internet verkauft: Eine effiziente Datenverwaltung hilft euch dabei, eure Produkte immer ausreichend vor Ort anbieten zu können und rechtzeitig nachzubestellen. Durch einen schnellen Versand und ein stets verfügbares Sortiment könnt ihr eure Kundenzufriedenheit erhöhen.
• Vorgänge lassen sich teil- oder vollautomatisiert abwickeln. Vor allem im Bereich der Buchhaltung kann die Software viele Aufgaben von selbst übernehmen (z.B. die Rechnungserstellung oder das Versenden der Auftragsbestätigung an den Kunden). Eure Angestellten müssen dann die Eingaben nur noch überprüfen und freigeben; dies vermindert zudem die Fehlerrate (im Vergleich zu manuellen Eingaben).
• Speziell im Einzelhandel spielt die Auswertung der verkauften Artikel für die Optimierung des Sortiments eine wichtige Rolle. Umsatzschwache Produkte werden beispielsweise nicht nachbestellt und Bestseller können im Shop entsprechend gut platziert und in größerer Stückzahl gelagert werden. Eure Marketingabteilung kann diese Informationen ebenso für Werbemaßnahmen nutzen. Inventurarbeiten lassen sich mit firmenübergreifend einheitlich verwalteten Daten leichter durchführen, da nicht Listen aus verschiedenen Abteilungen aufwendig miteinander abgeglichen werden müssen.
• Immer gleich oder sehr ähnlich ablaufende Prozesse lassen sich gut standardisieren und somit effizienter abwickeln. Die für den Einzelhandel besonders relevanten Bereiche Logistik, Ein- und Verkauf, sowie Versand- und Buchhaltungsaufgaben fallen darunter.

Damit ihr schneller von diesen Vorteilen profitieren könnt, solltet ihr euch frühzeitig mit dem Thema ERP-System auseinandersetzen und eure Entscheidung für einen bestimmten Anbieter gut überdenken. Vor allem für Start-ups lohnt sich die Investition in eine gute Unternehmenssoftware, denn sie erleichtert euer tagtägliches Datenmanagement. Mit einer zunehmenden Betriebsgröße und Datenmenge wird eine Systemumstellung jedoch immer zeit- und kostenaufwendiger.

Was ihr bei der Wahl eines ERP-Systems beachten solltet

Zu Beginn solltet ihr alle Computerprogramme listen, die euer Unternehmen derzeit nutzt. Im zweiten Schritt solltet ihr abwägen, um welche Funktionen diese Liste erweitert werden soll, falls euer Betrieb in Zukunft expandiert. Eine zweite grundlegende Frage, die ihr euch beantworten müsst, ist, ob ihr eine cloudbasierte Software wollt oder lieber auf eine „klassische“ On-Premise-Anwendung setzt.  Welche Vorteile ein in die Cloud ausgelagertes ERP-System bringt und wie es dabei um das Thema Datensicherheit steht, erfahrt ihr in diesem Cloud-ERP-Ratgeber. Webbasierte Anwendungen bieten euch im Vergleich zu lokal installierten On-Premise-Varianten gleich mehrere Vorteile:

• In der Regel kosten euch cloudbasierte Systeme einen monatlichen Betrag. On-Premise-Alternativen sind meist mit hohen einmaligen Investitionskosten verbunden. Da viele Start-ups nur begrenzt viel Geld frei verfügbar haben, ist für Gründer eine ausgelagerte ERP-Software eher zu empfehlen.
• Ihr könnt die Funktionen nach dem Baukastenprinzip auswählen und nur für die jeweils genutzten Module bezahlen. Wenn es zu einer Expansion kommt, könnt ihr einfach zusätzliche Funktionen hinzubuchen. Der Preis richtet sich zudem nach der Anzahl der Arbeitsplätze, die die Software nutzen, was Gründern besonders entgegenkommt.
• Je weiter verbreitet eine Branche ist, desto besser haben sich die Hersteller auf die Bedürfnisse ihrer Nutzer eingestellt. Für den Einzelhandel gibt es bereits zahlreiche praxiserprobte Standardsoftwares, die wesentlich günstiger sind als Individualsoftwares, die Entwickler erst speziell auf ein Unternehmen zuschneiden müssen.
• Der Anbieter übernimmt die Wartungsarbeiten, das Erstellen von Back-ups und kümmert sich um die IT-Sicherheit, wodurch ihr zusätzliche Personalkosten einsparen könnt. Euer System ist dadurch stets auf dem aktuellen Stand. Da Einzelhändler mit vielen sensiblen Kundendaten (Kontodaten, Adressen etc.) arbeiten, ist es ratsam, diese von Experten schützen zu lassen.

Bevor ihr euch auf einen Hersteller festlegt, solltet ihr das Programm in einer üblicherweise kostenlosen Testphase intensiv und unter realen Bedingungen nutzen. Nur so seht ihr, ob die Software hält, was sie verspricht. Treten Probleme bei der Nutzung auf, könnt ihr vorab klären, ob und wie sie sich lösen lassen.

Fazit

Je früher ihr auf eine einheitliche Software für die Verwaltung eurer Firmendaten setzt, desto eher könnt ihr von den oben genannten Vorteilen profitieren und eure Effektivität steigern. Die so eingesparten Kosten könnt ihr in euer Serviceangebot, in die Optimierung eures Sortiments oder eures Marketings investieren. Dadurch könnt ihr vielleicht den entscheidenden nach vorne machen und eure direkte Konkurrenz hinter euch lassen.

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