Chaosbekämpfung im Büro: Karin Delsing von OrdnungsLiebe im Gespräch
Ein wenig Chaos im Büro gehört vermutlich gerade in der turbulenten Gründungsphase mit dazu. Doch könne die Suche nach wichtigen Unterlagen wertvolle Arbeitszeit in Anspruch nehmen und so vom eigentlichen Kerngeschäft ablenken, sagt Karin Delsing von OrdnungsLiebe. Ihre Tipps zu Ablagesystemen, mehr Ordnung am Arbeitsplatz und einem effizienteren Back Office verriet sie uns in folgendem Interview.
Für-Gründer.de: Hallo Frau Delsing, Sie sind mit Ihrem Sortierdienst Ordnungsliebe ja auch selbstständig, warum haben Sie sich dafür entschieden?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Bei unserer gemeinsamen Tätigkeit als Bilanzbuchhalterin und Büroleiterin in einer Anwalts- und Steuerberaterkanzlei erlebten wir tagtäglich, dass die Mandanten Behältnisse jeder Art, gefüllt mit unsortierten Papieren, auf die Schreibtische entleerten. Daraus entstand die Idee der Selbstständigkeit, der Bedarf war ja offensichtlich.
Für-Gründer.de: Die wenigsten Menschen teilen sicherlich Ihre Liebe zur Ordnung – aber warum sollten auch Gründer und Selbstständige, die eher Ordnungsmuffel sind, den Arbeitsplatz in Ordnung halten?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Ohne eine Struktur ist eine selbstständige Tätigkeit aus unserer Sicht nicht möglich. Zu leicht verliert man den Überblick, sucht Aufträge, Rechnungen, Informationen und versäumt wichtige Termine und Fristen.
Für-Gründer.de: Wie hilft die Selbstorganisation im Detail, um den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: In erster Linie beeinflusst ein organisierter Arbeitsplatz die Arbeitszeit. Es gibt Studien die belegen, dass Mitarbeiter europäischer Unternehmen durchschnittlich 67 Minuten pro Tag mit der Suche nach Informationen verschwenden. Übertragen auf den Selbstständigen bedeutet dies, dass er sich nicht auf sein Kerngeschäft konzentrieren kann und so wertvolle Arbeitszeit verliert.
Für-Gründer.de: Was sind in der Praxis die größten Probleme, wenn Sie von Gründern und Selbstständigen hinzugezogen werden?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Auch im Zeitalter der Computer funktioniert ein Unternehmen nicht ohne Papier. Nicht jedem ist jedoch klar, wie die anfallenden Unterlagen sortiert und archiviert werden müssen, damit man jederzeit darauf zugreifen kann und wichtige Dinge nicht aus den Augen verliert. Mit der von uns geschaffenen Ordnung ist das gewährleistet.
Für-Gründer.de: Welche Tipps haben Sie für ein gutes Ablagesystem?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Grundsätzlich gibt es nicht „das“ Ablagesystem. Auch hier spielen persönliche Vorlieben und Abneigungen eine große Rolle. Wir selbst bevorzugen die Hängeregistratur. Belege können leicht thematisch zusammengefasst werden und der Ordner „dringend“ oder „wichtig“ sorgt dafür, dass Termine und Fristen eingehalten werden. Aber nur, wenn man täglich hineinschaut. Natürlich wollen auch diese Papiere letztendlich in Ordnern sortiert aufbewahrt werden.
Für-Gründer.de: Bei welchen Punkten greifen Sie Unternehmern außerdem noch besonders häufig unter die Arme?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Bei einer Existenzgründung und auch danach fällt immer wieder Korrespondenz mit Behörden usw. an. Damit sich der Unternehmer / die Unternehmerin auf den Unternehmenszweck konzentrieren kann, kümmern wir uns um das komplette BackOffice.
Für-Gründer.de: Ein Aspekt, der vor allem bei Unternehmen in der Startphase schnell zu Liquiditätsproblemen führen kann, sind unbezahlte Rechnungen der Kunden. Wie organisiert man eine funktionierende Überwachung der Zahlungseingänge und wie sollte man bei Mahnungen vorgehen?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Wenn wir dafür die Lösung hätten, würden wir sicherlich alle glücklich machen. Die gibt es aber nicht. Natürlich ist ein Kontrollsystem mit funktionierendem Mahnwesen unerlässlich. Eine Garantie für den Rechnungsausgleich gibt es damit aber leider auch nicht.
Für-Gründer.de: Vor der Mahnung steht ja die ordnungsgemäße Rechnung: was sind hier die häufigsten Fragen Ihrer Kunden?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Wie schreibe ich überhaupt eine Rechnung? Damit diese steuerlich anerkannt wird, sind verschiedene Dinge zu beachten. So muss z.B. die Steuer-Nr. hinterlegt sein, die Rechnungs-Nummer fortlaufend vergeben und Mehrwertsteuer ausgewiesen werden.
Für-Gründer.de: Wie arbeiten Sie mit dem Steuerberater zusammen?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: Wir kontieren sämtliche Geschäftsvorfälle - einschließlich der Lohnbuchhaltung -, erstellen die Umsatzvoranmeldungen und bereiten die Buchführungsunterlagen für den Steuerberater vor.
Für-Gründer.de: Und zum Abschluss: was sind Ihre wichtigsten Tipps für Selbstständige rund um das Thema Ordnungsliebe im Büro?
Karin Delsing von OrdnungsLiebe: An einem unordentlichen Schreibtisch kann man keinen klaren Gedanken fassen. Daher sollte es zur Gewohnheit werden, diesen abends aufgeräumt zu verlassen. So wird man am nächsten Tag nicht schon von Papierhaufen deprimiert, bevor man überhaupt mit der Arbeit angefangen hat.
Für-Gründer.de: Vielen Dank für das Gespräch!
Frau Karin Delsing ist mit Ihrem Unternehmen OrdnungsLiebe im Dienstleister- und Beraternetzwerk von Für-Gründer.de in der Rubrik Buchhalter & Büroorganisation vertreten.
Erfahren Sie mehr über OrdnungsLiebe im Profil und wie OrdnungsLiebe Gründer und Selbstständige im Detail unterstützt.
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ORDNUNGS-LIEBE
Delsing und Delsing GbR
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E-mail: info@ordnungs-liebe.de
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