Homeoffice, New Work & Co. – darauf kommt es beim Erwerb von Büroräumen an



Viele Unternehmen haben im letzten Jahr ihre Arbeitsmethoden teilweise sehr stark umgestellt, um auch während des globalen Ausnahmezustands möglichst effektiv arbeiten zu können. Doch neue Arbeitsmodelle, die unter dem Überbegriff „New Work“ bekannt sind, haben sich als vorteilhaft für viele Betriebe herausgestellt und werden auch nach der Pandemie bestehen bleiben.

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Macht euer Büro fit für New York: mit diesen Tipps! (Foto: Unsplash | copernicowork)

Doch neue Arbeit benötigt auch neue Voraussetzungen. Damit viele neuartige Arbeitsmethoden funktionieren können, müssen sich Unternehmen digitalisieren, modernisieren und oftmals auch vergrößern. Denn Co-Working-Spaces und Meetingräume werden genauso benötigt wie eher traditionelle Büroräume.

All diese Umstellungen, hin zu einem moderneren, nachhaltigeren Arbeitsplatz, benötigen teilweise große Investitionen. Betriebe müssen ihre digitale Infrastruktur aufrüsten, Software zur standortunabhängigen Zusammenarbeit anschaffen und gegebenenfalls eine größere Gewerbeimmobilie mieten oder kaufen. Da besonders Immobilien eine große Investition sind, werden nachfolgend einige hilfreiche Tipps für den optimalen Büroraum für New Work und Co. erläutert.

Bürogröße – weniger ist mehr

Zuallererst sollte überlegt werden, wie groß das neue Büro denn ungefähr sein soll. Besonders Start-ups denken hierbei oftmals viel zu groß, da sie davon ausgehen, sich in nächster Zeit stark zu vergrößern. Doch wenn das eigene Unternehmen dann langsamer wächst als gedacht, ist jeder ungenutzte Quadratmeter rausgeschmissenes Geld. Es sollte also gut überlegt werden, wie viel ihr dem eigenen Betrieb zutraut. Zu klein sollte das Büro auch nicht sein.

Wird also ein Arbeitsplatz pro Mitarbeiter benötigt? Genügt ein Großraumbüro oder sind Einzelbüros die bessere Wahl? Und sind zusätzlich Co-Working-Spaces und Konferenzräume wichtig? Auch über eventuelle Räume für Küche, Lagerraum und Foyer sollte nachgedacht werden. Und die Toiletten müssen auch irgendwo untergebracht werden.

Um eine ungefähre Bürogröße zu ermitteln, sollten also bereits im Voraus einige Schätzungen unternommen werden. Bei manchen Unternehmen reicht vielleicht schon eine winzige Coworking-Fläche, da die Mitarbeiter normalerweise aus dem Homeoffice arbeiten. Andere sollten gegebenenfalls Angebote mit flexiblen Größenanpassungen in Anspruch nehmen, wodurch schnell auf eventuelle Lockdowns reagiert werden kann, ohne dass Büroräume völlig umsonst gemietet werden.

Die richtige Lage – mehr als nur freundliche Nachbarn

Bei der Auswahl des Bürostandortes sollte pragmatisch vorgegangen werden: Gibt es in der Nähe genügend Parkplätze? Ist der Standort durch Bus und Bahn leicht zu erreichen? Sind in nächster Zeit größere Baumaßnahmen im unmittelbaren Umfeld geplant? Und gibt es Möglichkeiten, um eventuell zu expandieren?

Falls vor Ort auch Dienstleistungen für Kunden angeboten werden sollen, müssen zusätzliche Faktoren beachtet werden. So ist es beispielsweise von Vorteil, wenn in der Nähe des Büros mögliche Zielgruppen wohnen. Auch mögliche Konkurrenz sollte hier beachtet werden. In manchen Fällen kann diese sogar von Vorteil sein, wenn zum Beispiel nach möglichen Unternehmenspartnern gesucht wird.

Kosten – oft höher als gedacht

Wenn das perfekte Büro gefunden wurde und in Größe und Lage den Anforderungen entspricht, kann über die Kosten nachgedacht werden. Und auch hier gibt es einiges zu beachten, angefangen bei dem Mietpreis an sich. Dieser fällt oftmals bei ähnlichen Büros sehr unterschiedlich aus, da es zahlreiche verschiedene Kostenmodelle gibt. Eines davon ist der All-in-Mietpreis. Hierbei muss ein fester Betrag pro Monat inklusive Nebenkosten für Strom, Wasser und Gas gezahlt werden. Oftmals sind zusätzliche Leistungen wie Telefonie und Internet inbegriffen. Aber auch Parkflächen und bereits möblierte Büroräume können dazugehören.

Bei größeren Büroflächen ab etwa 100 m² wird pro m² gezahlt. Diese Kosten werden auch als Grundmiete bezeichnet. Für alle Services fallen zusätzliche Beträge an. Dazu gehören neben Strom, Wasser und Gas auch Kosten für Reinigung, Sicherheit und Internet. Insgesamt sind die Kosten oftmals trotzdem weitaus günstiger als All-in-Mietpreise, da meist noch keinerlei Mobiliar vorhanden ist. Hier müssen also zusätzliche Investitionen getätigt werden. Zudem ist der Mietvertrag oft mindestens ein Jahr lang und der Vermieter verlangt eine Kaution.

Im Hinblick auf die momentane Situation ist ein sehr flexibler Mietvertrag von Vorteil. Dadurch können die Büroräume kurzfristig gekündigt werden, falls sie aufgrund eines erneuten Lockdowns nicht mehr benötigt werden. Bei einer Mietdauer von einem Monat kann es allerdings oft zu Mieterhöhungen kommen. Vor diesen ist der gewerbliche Mieter im Gegensatz zur Privatperson nicht gesetzlich geschützt.

Pachten, Mieten, Kaufen – für jeden etwas dabei

Eine Immobilie zu mieten und zu pachten sind nicht dasselbe. Beim Pachten erwirbt der Pächter zusätzlich das Recht der Fruchtziehung. Das bedeutet, dass er die gepachteten Möbel und Gegenstände direkt für die Umsatzgenerierung nutzen darf. Da dies allerdings eher für die Gastronomie, statt für Büroräume zutrifft, bleiben nur Miete und Kauf der Immobilie.

Die Miete hat wie bereits angesprochen mehrere Vor- und Nachteile. Zum einen ist sie kostengünstiger als ein Kauf, zumindest für eine gewisse Zeit. Zum anderen übernimmt der Vermieter die Verantwortung für die Räume, wodurch der Mieter sich auf wichtige Geschäftsprozesse fokussieren kann. Allerdings sind Baumaßnahmen oft schwieriger umzusetzen. Wer sich sein Wunschbüro selbst zusammenbauen möchte und über das notwendige Kapital verfügt, kann deshalb auch eine Gewerbeimmobilie erwerben. Hier sollte sich der Käufer zusätzlich beraten lassen. Denn gegebenenfalls gibt es auch nach dem Kauf baurechtliche Einschränkungen, die einen vollständigen Umbau blockieren.

Fazit – Vorsicht ist besser als Nachsicht

Beim Erwerb eines neuen Büros sollte also auf Einiges geachtet werden. Mit Blick auf die Pandemie ist besonders die Flexibilität bei Verträgen von Vorteil. Flexible Mietlaufzeiten und Größenanpassungen sind daher wichtig für Mieter. Da diese höhere Flexibilität aber auch ein höheres Risiko für den Vermieter darstellt, muss hier oft tiefer in die eigene Brieftasche gegriffen werden.

Um weniger auf die Willkür von Vermietern angewiesen zu sein, lohnt sich in manchen Fällen auch der Kauf einer eigenen Gewerbefläche – wenn denn das nötige Kapital vorhanden ist. Mit Hinblick auf die immer weiter steigenden Mietpreise sollte der Erwerb einer eigenen Immobilie aber zumindest einmal in Erwägung gezogen werden. Und bei sich ständig ändernden Trends, der einhaltenden Digitalisierung und dem Umstieg auf flexiblere, liberalere Arbeitsmethoden werden am Ende die Unternehmen gewinnen, die sich am besten anpassen können.

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