5 Tipps, worauf es bei der Firmenkreditkarte ankommt



Für wen eignen sich Firmenkreditkarten, was sind ihre Vor- und Nachteile? Und was sollten Abteilungsleiter bei der Anschaffung für das gesamte Team beachten? Antworten dazu liefert dieser Artikel.

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Leichtere Bezahlung, Versicherungen und Rabatte: Die richtige Firmenkreditkarte beinhaltet zahlreiche Vorteile für Unternehmer.

Worauf Gründer bei einer Firmenkreditkarte achten sollten

Gründer sollten sich zunächst überlegen, welchen Kartentyp sie tatsächlich benötigen. Die geläufigen Funktionskarten sind:

  • Charge: Mit dieser Kreditkarte wird im Voraus bezahlt, die Abrechnung kommt dann gebündelt. Der Gesamtbetrag wird zu einem festen Datum vom Konto abgebucht.
  • Debit: Funktioniert ähnlich wie eine Girokarte: Ihr bezahlt mit der Debit-Kreditkarte und das Geld wird unverzüglich vom hinterlegten Konto abgebucht.
  • Prepaid: Diese Kreditkarten werden im Voraus aufgeladen. Anschließend kann mit dem Guthaben bezahlt werden.
  • Purchasing Cards: Hierbei handelt es sich um zweckgebundene Kreditkarten, die zum Beispiel für den Einkauf von Bürobedarf genutzt werden.
  • Reisestellenkarte: Wird für die Buchung von Reisen eingesetzt und bei einem Reiseunternehmen für diesen Zweck hinterlegt.

Physische vs. virtuelle Kreditkarte

Der Begriff Kreditkarte ist streng genommen nicht immer zutreffend, da es neben den haptischen Plastikkarten auch rein virtuelle Kreditkarten gibt. Ein typisches Beispiel für eine virtuelle Kreditkarte ist zum Beispiel eine Reisestellenkarte, die in Reiseportalen wie dem der Deutschen Bahn hinterlegt wird. Eine solche Karte hält kein Mitarbeiter in der Hand, sie wird stattdessen digital bei Buchungen genutzt.

Private Kreditkarte, Business oder Corporate Card?

Wo liegen hier die Unterschiede? Werfen wir einen kurzen Blick auf die einzelnen Kartentypen.

Private Kreditkarte

Zu den meisten privaten Girokonten gibt es inzwischen auch eine Kreditkarte dazu, häufig sogar kostenlos. Es ist trotzdem nicht empfehlenswert, diese Karte für das eigene Unternehmen zu nutzen, da so private und geschäftliche Ausgaben miteinander vermischt werden.

Bei einer Rechnungsprüfung müssen dann private Zahlungen offengelegt werden und auch für die eigene Übersichtlichkeit ist eine Trennung beider Ausgabentypen dringend anzuraten. Eine private Kreditkarte für die Unternehmensgründung bzw. -führung einzusetzen ist daher nicht ratsam.

  • Tipp: Moderne Unternehmen bieten eine Integration der Kreditkartenabrechnung in die Buchhaltungssoftware an, auch mit Online-Banking. So behaltet ihr eure Finanzströme stets im Blick.

Business Card

Business Cards stellen Anbieter speziell für die geschäftliche Verwendung zur Verfügung. Tendenziell sind sie die kleinere Variante der Corporate Cards, weshalb sie günstiger ausfallen und weniger Features haben, sich allerdings perfekt für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen eignen. Gegen Aufpreis können bei vielen Anbietern von Business Cards weitere Kreditkarten hinzugebucht werden.

Corporate Card

Hierbei handelt es sich um Kreditkarten mit umfangreichem Angebot. Mit Corporate Cards können viele Kreditkarten über ein Konto abgerechnet werden. Deshalb werden sie gern in größeren Unternehmen und Behörden eingesetzt.

Nicht nur auf den Preis, sondern auf das Leistungspaket achten

Die Wahl der richtigen Kreditkarte entscheidet sich nicht durch den Preis allein. Viel wichtiger ist, dass das Leistungsspektrum die Bedürfnisse des Gründers abdeckt.

Was ist zum Beispiel mit mehreren günstigen Zusatzkarten gewonnen, wenn die Nutzung einer einzelnen Kreditkarte vollkommen ausreicht? Und wie wichtig ist es, Bargeld mit der Kreditkarte abzuheben? Nicht alle Kreditkarten-Anbieter stellen diese Option zur Verfügung. Hierbei sollte bedacht werden, dass es bei Bargeldabhebungen so gut wie immer Limits gibt.

Die Firmenkreditkarten von American Express

Der Anbieter American Express bietet zwei Karten mit idealem Leistungsumfang für Unternehmen. Zum einen ist dies die Business Gold Card.

  • American Express Business Gold Card
    ✓ 150 Euro Startguthaben
    ✓ Individueller, bedarfsgerechter Verfügungsrahmen
    ✓ 1 Jahr beitragsfrei
    ✓ Bis zu 50 Tage später zahlen
    ✓ Reise Service
    ✓ Membership Rewards® Bonusprogramm
    ✓ Reisekomfort-Versicherung
    ✓ Verkehrsmittel-Unfallversicherung
    ✓ Auslandsreise-Krankenversicherung
    ✓ Mietwagen-Kaskoversicherung/Kfz-Schutzbrief
    ✓ Bis zu 99 geschäftliche Zusatzkarten für Mitarbeiter buchbar

Mit der Business Platinum Card stellt American Express eine Rundum-sorglos-Karte für Unternehmer zur Verfügung. Das umfassende Versicherungspaket beinhaltet alle Versicherungen der Gold Card sowie weitere Versicherungen, darunter eine Reiserücktrittsversicherung, eine Reise-Unfallversicherung, eine Prozesskosten-Versicherung und viele weitere.

  • American Express Business Platinum Card
    ✓ 300 Euro Startguthaben
    ✓ Individueller, bedarfsgerechter Verfügungsrahmen
    ✓ Umfassendes Versicherungspaket
    ✓ Bis zu 58 Tage später zahlen
    ✓ Membership Rewards® Bonusprogramm
    ✓ Reise Service und Lifestyle Service
    ✓ 200 Euro Online-Reiseguthaben
    ✓ 200 Euro Guthaben bei Sixt Ride
    ✓ Airport Lounge-Zugang weltweit
    ✓ Valet Park-Service + Car Rental Valet-Service
    ✓ Fine Hotels & Resorts- & Partnerprogramm
    ✓ Global Dining Collection
    ✓ Weltweite Hilfe mit Globalassist
    ✓ Komplettpaket mit bis zu 99 geschäftlichen Zusatzkarten für Mitarbeiter buchbar

Tipps bei der Anschaffung für Abteilungsleiter und das gesamte Team

Firmenkreditkarten sind bis auf einige Ausnahmen wie die Reisestellenkarte immer personengebunden. Eine angeschaffte Karte lässt sich also nicht einfach übertragen. Im Normalfall erhält daher jeder Mitarbeiter in einer Abteilung eine eigene Kreditkarte.

Jeder Mitarbeiter? Nicht ganz: Es sollten nur diejenigen Teammitglieder in den Besitz einer Kreditkarte gelangen, welche diese auch brauchen, zum Beispiel Außendienstmitarbeiter. Unternehmer sollten sich daher vor Wahrnehmung eines Kreditkarten-Angebots überlegen, wie viele Mitarbeiter eine Kreditkarte erhalten sollen.

Eine weitere wichtige Maßnahme ist der Abschluss einer Nutzungsvereinbarung für jeden Mitarbeiter, der eine Firmenkreditkarte nutzt. Damit sichert ihr euch gegen die zweckentfremdete Nutzung ab und es wird klar geregelt, wofür die Firmenkreditkarten verwendet werden dürfen und wofür nicht.

Legt weiterhin ein individuelles Kartenlimit für Mitarbeiter fest. Das Limit sollte sich an der tatsächlichen Nutzung der Karte im Alltag orientieren: So benötigt ein Außendienstmitarbeiter weniger Ausgabenspielraum als ein Abteilungsleiter, der das ganze Team zum Essen einlädt.

Können Mitarbeiter Firmenkredikarten auch privat nutzen?

Es gibt drei Varianten, wie sich Firmenkreditkarten verwenden lassen.

  • Rein geschäftliche Nutzung: Sämtliche Ausgaben der Kreditkarte müssen mit dem Unternehmen nachweislich in Verbindung stehen.
  • Private Nutzung in Ausnahmefällen: In vorher klar definierten Spezialfällen darf die Firmenkreditkarte privat genutzt werden, daraus leiten sich jedoch komplexere Regeln hinsichtlich des Lohnsteuerrechts und des Sozialversicherungsbeitrages ab (geldwerter Vorteil).
  • Kreditkartenüberlassung für private Zwecke: Der Mitarbeiter erhält eine privat nutzbare Kreditkarte vom Unternehmen.

Weitere Vorteile als Unternehmen bei einer Firmenkreditkarte

Die Anbieter von Firmenkreditkarten bieten neben Kernfeatures auch Boni für die Nutzung der Karten. Wir stellen die gängigsten vor.

Zusatzkarten

In der Regel ist die Buchung von zusätzlichen Kreditkarten kostenpflichtig. Dennoch kann die Zubuchung günstiger sein als der Abschluss einer neuen Firmenkreditkarte. Rechnet die Angebote vorher selbst durch und entscheidet anhand eurer Ergebnisse, welcher Fall sich für euch als günstiger erweist.

Versicherungen

Reisegepäckversicherung, Zugang zur Business Lounge, erste Klasse reisen: Einige Kreditkartenanbieter kombinieren Firmenkreditkarten mit Versicherungen. Das ist praktisch für Unternehmer, da so nicht noch zusätzlich Policen bei anderen Anbietern abgeschlossen werden müssen. Aber Obacht: Bevor ihr ein solches Allround-Angebot bucht, solltet ihr prüfen, ob es bereits bestehende Verträge eurer Firma gibt, damit ihr nicht doppelt bezahlt.

Bonusprogramme

Miles and More, Payback, Einkaufsrabatte: Kreditkartenanbieter stellen eine Vielzahl von Bonusprogrammen zur Verfügung.

Achtet hierbei unbedingt darauf, Vernunft vor Verlockung zu stellen: Wer viel fliegt, braucht eher Flugmeilen als ein Mitarbeiter, der nur gelegentlich auf Geschäftsreise ist. Einkaufsrabatte lohnen sich insbesondere dann, wenn ihr häufig und regelmäßig im entsprechenden Shop einkauft.

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