Digital, praktisch, gut: 6 Tools für das elektronische Fahrtenbuch im Vergleich



Wenn ihr Firmenfahrzeuge kauft, dann versteuert ihr den geldwerten Vorteil üblicherweise über die 1-%-Regelung. Es sei denn, ihr nutzt ein Fahrtenbuch. Damit könnt ihr nämlich eine betriebliche Nutzung von über 50 % nachweisen. Das Problem: Fahrtenbücher handschriftlich auszufüllen, ist lästig. Abhilfe versprechen elektronische Fahrtenbücher. 6 davon möchten wir euch nun vorstellen.

Damit ein Fartenbuch seinen Zweck erfüllt, muss es auf den Kilometer genau geführt werden. Sonst droht Ärger bei einer Betriebsprüfung. Das damit verbundene, friemelige Ausfüllen hat schon so manchen Vielfahrer zur Verzweiflung getrieben. Ein elektronisches Fahrtenbuch kann hierbei Abhilfe schaffen, da die entscheidenden Daten automatisch aufgezeichnet werden.

Elektronisches Fahrtenbuch und seine Funktionen
Eine App für ein elektronisches Fahrtenbuch mit Admin-Bereichen (Quelle: Vimcar)

Wie funktioniert ein elektronisches Fahrtenbuch?

Üblicherweise über einen GPS-Empfänger zeichnet das Tool jede Fahrt auf, die ihr anschließend am Desktop oder über eine Fahrtenbuch-App kategorisiert. Kategorisieren heißt, dass ihr jede Fahrt klassifiziert, ob betrieblich oder privat. Ist sie betrieblich, müsst ihr neben Kilometerstand, Fahrstrecke, Startpunkt der Fahrt und Endpunkt der Fahrt die betrieblichen Daten der Fahrt angeben. Dies sind: Anlass der Fahrt und der Name des Geschäftspartners.

Tool #1: Pace

Das schicke Tool Pace ist ein vergleichsweise umfangreicheres Fahrtenbuch mit der Auswertung von Telemetriedaten.

Die Pace-App mit Fahrtenbuch und vielen weiteren Funktionen
Neben Fahrtenbuch könnt ihr die wichtigsten Telemetriedaten auslesen (Quelle: Pace)
  • Datenquelle: Die GPS-Daten und Telemetriedaten holt sich Pace über die OBDII-Schnittstelle mit dem Pace-Link, dem OBDII-Adapter. Damit kann Pace derzeit nur bei Fahrzeugen mit Diesel- und Benzinantrieb eingesetzt werden.
  • Funktionen: Pace bietet nicht nur ein Fahrtenbuch, sondern wertet sämtliche Telemetriedaten des Fahrzeugs aus. So könnt ihr den Spritverbrauch messen und euch über den Spritverbrauchstrainer eine spritsparende Fahrweise aneignen. Darüber hinaus liefert Pace euch eine Fehlercode-Analyse, wenn einmal etwas mit eurem Fahrzeug nicht rund laufen sollte. Das funktioniert dadurch, dass die App den Fehlerspeicher eures Autos ausliest. Auch praktisch: der integrierte Tankstellenfinder, damit ihr nie wieder auf dem Trockenen sitzt. Für die Vergesslichen unter euch gibt es auch noch die Find-my-Car-Funktion, damit ihr nicht ewig euren geparkten Wagen suchen müsst.
  • Rechtssicherheit: Pace wirbt damit, alle Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen.
  • Preismodell: Pace könnt ihr für einmalig 119 Euro inkl. Mehrwertsteuer mit 30 Tagen Rückgaberecht kaufen. Dafür bekommt ihr den OBDII-Adapter und die App für beliebig viele Smartphones.
  • Quelle: Pace

Tool #2: TravelControl

TravelControl zeichnet sich dadurch aus, dass die Hardware in jedem Fahrzeug verbaut werden kann. Das System geht hierbei nicht über die Spannungsversorgung und ist auch keine Cloud-basierte Lösung. Mit anderen Worten: TravelControl lässt sich auch in Elektrofahrzeugen einsetzen und die Daten bleiben jederzeit auf dem eigenen Server zu Hause gespeichert.

Travelcontrol Fahrtenbuch für Audi und Daimler
Fahrtenbuch-Lösungen für gehobene Automarken (Quelle: TravelControl)
  • Datenquelle: TravelControl bezieht seine Daten vom TravelControl-Fahrzeuggerät. Es wird im Fahrzeug eingebaut und arbeitet mit einer GPS-Antenne zusammen. Die Fahrtdaten werden auf einer Chip-Karte gespeichert und am Desktop ausgelesen.
  • Funktionen: TravelControl ist ein reines Fahrtenbuch für Einzelfahrzeuge und Fahrzeugflotten. Es kann für alle Fahrzeugtypen inklusive Hybrid- und Elektrofahrzeuge eingesetzt werden. Der Einbau erfolgt über Partnerwerkstätten. Kunden erhalten eine zweijährige Wartungsgarantie.
  • Rechtssicherheit: Versprochen wird ein rechts- und manipulationssicheres Fahrtenbuch, welches die Standards der Finanzämter erfüllt. Dazu liefert die offizielle Website entsprechende Testimonials.
  • Preismodell: 789 Euro plus 175 Euro Einbaukosten in Version 1 (Kauf). Bei Version 2 (Miete) zahlt ihr ab 18,50 Euro pro Monat incl. Software und Hardware ohne Einbau, mit Einbau sind es 26,50 Euro. Alle Preise verstehen sich als Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer. Es entstehen keine Folgekosten. Weiterhin existiert eine Personal- und eine Businessvariante. In der Business-Version lassen sich Fahrzeuge orten und es stehen zusätzliche Datenerfassungs- sowie Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. Kunden können darüber hinaus ein Komplettangebot mit einem Micro-Server und einem Fernwartungsangebot buchen.
  • Quelle: TravelControl

Tool #3: TripTracker Fahrtenbuch-App für Android

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Das automatische Fahrtenbuch TripTracker ermöglicht eine Datenerfassung von mehreren Geräten. Hier seht ihr eine grafische Aufbereitung von mehreren OBDII-Parametern. (Quelle: TripTracker)

Wer ein Fahrtenbuch für sein Android-Smartphone sucht, ist mit TripTracker richtig beraten. Mit einem zusätzlichen PDF-Export punktet die App zusätzlich in Sachen Funktionalität.

  • Datenquelle: Die App sendet Daten über eine OBDII-Schnittstelle an die App auf eurem Smartphone. Sofern keine OBDII-Schnittstelle verwendet wird, nutzt TripTracker das Smartphone-GPS für die Distanzberechnung. Der Datentransfer ist so organisiert, dass ihr die übersendeten Daten innerhalb von 24 Stunden bearbeiten müsst. Ansonsten wird die aufgezeichnete Fahrt automatisch als Privatfahrt gebucht.
  • Funktionen: Die App ist ein reines Fahrtenbuch für das Smartphone. Manipulationssichere PDF-Exports für den Steuerberater sind möglich, da die Daten direkt aus dem Fahrzeugsteuergerät ausgelesen werden können.
  • Rechtssicherheit: Die App wirbt mit Manipulationssicherheit und der Empfehlung des Steuerberater-Netzwerks felix1.de.
  • Preismodell: Mit 9,99 Euro (inkl. Mehrwertsteuer) ist die Pro-Version von TripTracker sehr günstig. In der kostenlosen Version müsst ihr die Sync-Funtion extra dazubuchen.
  • Quelle: TripTracker

Tool #4: Vimcar

Das Fahrtenbuch von Lexware basiert auf der Technik von Vimcar. Das spricht für die App, ebenso wie die Empfehlung von Datev-Steuerberatern.

Vimcar App und Adapter
Von der Prominenz der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer für gut befunden, die Vimcar App mit Adapter (Quelle: Vimcar)

Vimcar bietet Lösungen für Einzelnutzer und für das Flottengeschäft.

  • Datenquelle: Die GPS-Daten holt sich Vimcar über eine OBDII-Schnittstelle. An Lösungen für Hybrid- und Elektrofahrzeuge wird gearbeitet.
  • Funktionen: Vimcar bietet ein lernfähiges Fahrtenbuch, das mit zunehmendem Einsatz immer einfacher zu bedienen ist. Das System lernt Fahrtziele, was die Nachbearbeitung und Kategorisierung der Fahrten beschleunigt.
  • Rechtssicherheit: Das Vimcar-Fahrtenbuch hat eine klare Empfehlung von Datev, vom Bund der Steuerberater und von der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG.
  • Preismodell: Ihr könnt Vimcar für 15,90 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer und pro Fahrzeug monatlich mieten. Weiterhin profitiert ihr von einer 100-Tage-Geld-zurück-Garantie. Arbeitet ihr mit einem Datev-Steuerberater zusammen, wird die monatliche Miete übrigens günstiger.
  • Quelle: Vimcar

Tool #5: KFZ Fahrtenbuch App

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Das KFZ-Fahrtenbuch ist günstig, neu und hat positive Testberichte erhalten. Die App made in Germany bietet eine Vielzahl praktischer Funktionen. (Quelle: KFZ-Fahrtenbuch.de)

Die Fahrtenbuch-App made in Germany befindet sich in der Startphase und ist daher recht neu auf dem Markt. Jedoch erreichte sie beim Autobild-Fahrtenbuch-Test den dritten Platz, was unsere Aufmerksamkeit weckte. Die App könnt ihr auf euren Smartphones und über den Desktop nutzen.

  • Datenquelle: Die GPS-Daten erhält die Fahrtenbuch-App über automatisches Routing per GPS und CloudSync.
  • Funktionen: Die KFZ-Fahrtenbuch-App verfügt neben einer Adressvervollständigung auch über eine intelligente Verlaufserinnerung sowie Statistikangaben. Ferner habt ihr eine Standort- und Spracherkennung integriert.
  • Rechtssicherheit: Es gibt einen rechtssicheren Modus für das Finanzamt. So werden stornierte Fahrten Finanzamt-konform ausgewiesen.
  • Preismodell: Neben der kostenlosen 7-tägigen Testversion gibt es die App für 4,99 Euro pro Monat im Abo und bei jährlicher Zahlungsweise. Im Preis ist die Mehrwertsteuer bereits inbegriffen.
  • Quelle: KFZ Fahrtenbuch

Tool #6: SquareTrip

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Mit SquareTrip könnt ihr bis zu 60 % eurer Fuhrpark-Betriebskosten sparen. Im Web-Portal könnt ihr außerdem alle Fahrten sehen und bearbeiten. (Quelle: SquareTrip)

Mit SquareTrip könnt ihr sowohl euer Fahrtenbuch als auch euren Fuhrpark verwalten. Für die Fahrtenerfassung müsst ihr nicht einmal daran denken, eine App auf dem Smartphone zu bedienen. Die Fahrten werden automatisch vom Gerät getrackt, sofern es immer mit an Bord ist.

  • Datenquelle: Über GPS zeichnet die App Daten zu den Fahrten auf. Die Daten werden anschließend manuell und spätestens nach sieben Tagen vorgenommen.
  • Funktionen: SquareTrip kommt ohne weitere Hardware im Auto aus und es gibt keinen Start- oder Stopp-Button. Das Smartphone erkennt automatisch, wann der Fahrer das Fahrzeug bewegt.
  • Rechtssicherheit: Die Gründer haben es zusammen mit Steuerberatern entwickelt. SquareTrip erfüllt alle Anforderungen der Finanzbehörden.
  • Preismodell: Die Basis-Version für einen Testmonat ist kostenlos, damit könnt ihr Autofahrten automatisch erfassen, Fahrzeugkosten anlegen uvm. In der Pro-Version zahlt ihr 3, 99 Euro monatlich oder 39,99 Euro jährlich. Die Pro-Version bietet einen finanzkonformen PDF-Report, die Bearbeitung von Fahrten im Web-Portal und weitere Features.
  • Quelle: SquareTrip

Die wichtigsten Entscheidungskriterien

Wenn ihr euch ein elektronisches Fahrtenbuch anschafft, müsst ihr folgende Dinge überlegen: Braucht ihr neben dem Fahrtenbuch weitere Funktionen, zum Beispiel eine Routenplanung oder eine Fahrtkostenverwaltung? Oder wollt ihr euer elektronisches Fahrtenbuch auf einem Hybridfahrzeug einsetzen? Dann verbieten sich derzeit beispielsweise alle Lösungen, die mit einer OBDII-Schnittstelle arbeiten. Ansonsten ist neben dem Preis auch die Rechtssicherheit ein wichtiges Kriterium, um sich später Ärger bei einer möglichen Betriebsprüfung zu sparen.