Best Practice: So arbeitet ihr 2019 noch effizienter!



Das neue Jahr nimmt Fahrt auf – welcher Zeitpunkt wäre besser geeignet, um neue Wege einzuschlagen? Wir zeigen euch, wie ihr mit ein paar einfachen Kniffen dauerhaft effektiver arbeitet. Denn nicht mehr Arbeit ist entscheidend für die besten Ergebnisse, sondern die richtige Arbeit. [Sponsored Post]

Best Practice
Viele Arbeitnehmer fühlen sich im Job oft unter Stress gesetzt. Mit der richtigen Planung ist das leicht vermeidbar. (Foto: CANDIS)

First things first? Fangt mit Dingen an, die euch Energie verschaffen!

Eine neue Woche beginnt, aber anstatt richtig durchzustarten, seht ihr euch schon wieder den Tasks von letzter Woche gegenüber? Kaum etwas wirkt so demotivierend wie liegen gebliebene Aufgaben. Dabei gibt es Mittel und Wege, um neuen Herausforderungen zu begegnen: Plant euren Tag, setzt euch Ziele und legt von vornherein fest, wie ihr sie erreichen wollt.

Was will ich erreichen?

Legt konkrete Ziele fest! Was bringt euch persönlich an diesem Tag weiter? Was trägt dazu bei, euch im Job erfolgreicher zu machen oder ist entscheidend für ein wichtiges Projekt? Für einen erfolgreichen Start in den Tag braucht es dabei kein offensives Brainstorming, ein paar in Ruhe gefasste Gedanken sind meist deutlich hilfreicher. Denn auch in kleinen Zusammenhängen lassen sich die großen Ziele klarer erkennen, wenn ihr konkrete Schritte benennt, um sie zu erreichen.

Wie will ich mein Ziel erreichen?

Sobald ihr eure Ziele benennen könnt, solltet ihr sie aufschreiben. Um eure Ziele auch eindeutig erreichbar zu machen, ist es hilfreich, klare Eigenschaften zu definieren. Das SMART-System von Robert S. Rubin weist jedem Ziel fünf Kategorien zu, die erfüllt werden sollten, um ein Ziel eindeutig und abschließend zu erreichen. Dazu ist jedes Ziel idealerweise:

  • Spezifisch (specific)
  • Messbar (measurable)
  • Erreichbar (attainable)
  • Relevant (relevant)
  • Zeitgebunden (time-bound)

Anstatt also wie bisher Aufgaben und Ziele mit typischen Freihandnotizen wie „KPI Q1“ festzuhalten, solltet ihr Tagesziele klar umreißen. Idealerweise sollte eine Aufgabe etwa so aussehen: „09:00-13:00 Uhr: KPIs für das kommende Quartal definieren“. Auf diese Weise ist eine Zielsetzung nämlich nicht nur konkret, sie ist auch im Rückblick noch eindeutig nachvollziehbar. Ein zusätzlicher Vorteil: Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass es einfacher ist, klar definierte Termine einzuhalten als ungefähre Zeitfenster.

Nutzt eure Zeit

Praktisch jeder Arbeitnehmer steht heutzutage permanent unter Stress: WhatsApp, Push-Notifications, E-Mails, Nachrichten und Anrufe setzen uns im Stakkato zu. Dabei könnt ihr „Digital Diet“ tatsächlich auch im Alltag leben – wenigstens zeitweise. Reserviert jeden Tag eine Stunde für Aufgaben, die ihr unterbrechungsfrei erledigen solltet, etwa indem ihr das Handy in den Flugmodus versetzt oder die WLAN-Verbindung am Rechner oder Notebook ausschaltet.

Wenn ihr online bleiben müsst, dann solltet ihr einen Ort aufsuchen, der möglichst wenig Raum für Ablenkung bietet. Dabei ist es egal, ob ihr euch in Stillarbeit vertieft oder im Großraumbüro arbeitet. Wichtig ist, dass ihr euch auf eine Aufgabe konzentriert. Multitasking ist zwar modern, aber einem hektischen Arbeitstag nicht wirklich zuträglich.

Unbequem, aber sinnvoll: Gerade ungeliebten Aufgaben solltet ihr eure ungeteilte Aufmerksamkeit widmen, denn sie entwickeln die unangenehme Tendenz, immer wieder von neuem aufzutauchen – vor allem bei dem Versuch, sie einfach nebenbei abzuarbeiten. Unser Rat für Top-Ergebnisse: Beginnt den Tag mit Aufgaben, die eure Energie steigern, anstatt sie zu erschöpfen!

Seid bereit Aufgaben abzugeben

Konzentration ist entscheidend für gute Ergebnisse. Gerade Führungskräfte stehen vor der Herausforderung, zu entscheiden, welche Aufgaben sie zwingend selbst erledigen müssen und welche Tasks sie abgeben können. Je größer die eigene Verantwortung, desto stärker ist die Verlockung sich im Micro-Management zu verzetteln.

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Aufgaben zu delegieren, erleichtert den Arbeitsalltag erheblich – übertragene Verantwortung kann außerdem Mitarbeiter motivieren. (Foto: CANDIS)

Umgekehrt gilt: Wer bereit ist Verantwortung abzugeben, hebt häufig verborgene Ressourcen. In praktisch allen Teams schlummern ungenutzte Talente. Während junge Unternehmen ohnehin nicht verzichten können, vorhandene Fertigkeiten vielfältig einzusetzen, liegen gerade in etablierten Firmen mit eingeschliffenen Routinen fast immer Kenntnisse und Fähigkeiten irgendwo ungenutzt brach.

Anstatt alles selbst zu erledigen, ist es also nicht selten produktiver herauszufinden, wer oder welches Tool für eine bestimmte Aufgabe besonders gut geeignet ist – und die Chance verdient hat, sich selbst für mehr Verantwortung zu empfehlen. Das sorgt nicht nur für einen besseren Workflow und mehr Abwechslung, sondern erwiesenermaßen auch für größere Zufriedenheit bei allen Beteiligten.

Setzt auf neue Technologien

Nie zuvor gab es so viele Möglichkeiten mit Hilfe von Tools auch komplexe Aufgaben zu bewältigen. Es lohnt sich, diese Potenziale zu nutzen! Vor allem junge Unternehmen haben die Chance, effiziente Prozesse schon frühzeitig zu etablieren. Ob Online-Zeiterfassung, HR-Planung oder Task-Management, Buchhaltung oder Rechnungsfreigabe, die Möglichkeiten sind dabei nahezu unbegrenzt, und das keineswegs nur im Hochpreissegment.

  • Neuester Trend im Tool-Biotop: KI-gestützte Software. Immer mehr Tools lernen mit jeder User-Aktivität dazu, erkennen Muster und machen Vorschläge, um wiederkehrende Aufgaben einfach per Klick zu erledigen. Intelligente Software zur Rechnungsfreigabe etwa erleichtert nicht nur den Alltag, mit ihrer Hilfe seid ihr in der Lage, eines der größten Hemmnisse in Unternehmen in einen einfachen Prozess mit klaren Strukturen zu verwandeln – und das mit der Gewissheit vollständiger, akkurater Daten.

Denn schon das zähe Belegmanagement wird damit zu einem simplen Import: Moderne Software erkennt nicht nur Scans und weitergeleitete Belege aus E-Mails, sondern holt Rechnungen auf Wunsch sogar selbst von Online-Diensten ab. KI sorgt dabei für eine Erkennungsgenauigkeit von über 99 Prozent. Die so gewonnenen Daten werden einfach operationalisiert, transparent aufgelistet und in simple To-Dos für Bearbeiter und Verantwortliche übersetzt. Wunderlist für die Buchhaltung? Vielleicht – nur noch intelligenter.

Habt Mut, Dinge zu verändern!

Strategien und Tools sind wichtige Helfer – doch nichts ist so entscheidend wie der eigene Antrieb. Darum zum Schluss der vielleicht wichtigste Rat: Wagt Veränderung! Dinge neu zu denken, Gewohntes kritisch zu hinterfragen und Altbekanntes neu zu beleuchten bietet nicht nur Optimierungspotenziale, sondern eröffnet auch die Chance, die Dinge aktiv zu gestalten! Wer nicht bloß reagiert, sondern Impulse in Initiative übersetzt, arbeitet am Ende nicht nur langfristig effizienter, sondern auch nachhaltig effektiv.

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