Work Smarter für Entrepreneure: digital und kundenorientiert arbeiten



Wenn ihr als Soloselbstständige oder Unternehmer erfolgreich sein wollt, ist smartes Arbeiten unerlässlich. Zu schnell verliert ihr euch sonst in bürokratischen Hürden und Verwaltungsaufgaben. Ihr solltet schnell sicherstellen, dass diese Hürden so niedrig wie möglich sind. Werden vorhandene Tools und das eigene Mindset geschickt verknüpft, lässt sich einfach mehr erreichen. Work Smarter eben.

Ob jung oder alt, groß oder klein: Unternehmen haben in den vergangenen Jahren einen rasanten Wechsel erlebt: Stärkerer Wettbewerbsdruck, schnellere Taktzahlen bei der Produktentwicklung, höhere Ansprüche an Kundenservice und Reaktionszeiten. Unflexible, behäbige Unternehmenskonzepte bleiben dabei auf der Strecke, denn der moderne Kunde verzeiht lange Wartezeiten und umständliche Prozesse nur sehr selten.

Teamleader
Die Anforderungen, die Kunden an Unternehmen stellen, haben sich stark gewandelt. Smartes Arbeiten ist unerlässlich, um diese zu erfüllen. (Foto: piktochart)

Wer bei einer Kundenanfrage erst noch aufwendig recherchieren muss

  • was derjenige zuletzt gefragt hatte,
  • welche Herausforderungen sich dabei stellten,
  • wie oft – und warum – der Kundenservice bereits kontaktiert wurde,

der hat einen eher schlechten Stand. Dabei ist es gerade in vielen kleinen und mittleren Unternehmen noch gelebte Praxis, sich beim Kundenkontakt und in der Verwaltung auf einzelne Mitarbeiter und Verfahren zu verlassen. Fällt der Mitarbeiter aus, geht das Spezialwissen zu einzelnen Auftraggebern verloren oder Belege für Buchhaltung und Finanzamt bleiben unauffindbar. Das kostet Nerven und Zeit, die sonst in Kundengewinnung, Kundenpflege oder die Produktentwicklung hätten fließen können.

Hinzu kommen die Anforderungen, die die allgemeine Verwaltung und das Einhalten diverser Gesetze und Auflagen erfordern:

  • Datenschutz und Datensicherheit (EU-DSGVO)
  • Grundsätze der digitalen Buchführung (GoBD)
  • Arbeitsschutzvorschriften und Arbeitszeitgesetze
  • Urlaubsplanung
  • Mutterschutz und Elterngeldbezug
  • Mindestlohn-Grenzen, abhängig von Branchen und Tarifregelungen

Unternehmer sind angehalten, sich über alle relevanten Themengebiete zu informieren – oder entsprechend externe Fachkräfte hinzuziehen. Gerade Solopreneure und kleine Unternehmen mit wenigen Angestellten stoßen da schnell an Kapazitätsgrenzen. Immerhin sind sie für alles im Unternehmen zuständig, also auch für Produktentwicklung, Dienstleistungsangebote, Rechnungslegung, Marketing, Werbung und Kundenservice.

Gerade neu gegründete Unternehmen verfallen häufiger in den Modus, extrem aufwendig und vielfältig zu planen – verzetteln sich aber in der Ausführung. Statt fertiger Produkte sind dann umfassende Entwürfe auf Papier zu bewundern, die allerdings keine Rechnungen begleichen und keine Kunden überzeugen.

Work Smarter: die Idee hinter dem Konzept

Work Smarter ist der Ansatz, der die Vorteile der digitalen Entwicklung der letzten fünf bis zehn Jahre mit einem neuen, kundenzentrierten Mindset verknüpft. Smarte Entrepreneure setzen deshalb auf hilfreiche Tools, um anfallende Aufgaben effizienter zu lösen. In der Erwartung, künftig weniger selbst arbeiten zu müssen, weil Prozesse (teil-)automatisiert werden und geeignete Strukturen für das Outsourcing von Aufgaben geschaffen wurden, wollen sich smarte Entrepreneure auf die Unternehmensentwicklung konzentrieren.

Dabei ist es mit der Nutzung sich ergänzender Apps und Tools nicht getan. Smart ist die Arbeit nur dann, wenn einzelne Prozesse, Teilschritte und die technische Unterstützung nahtlos ineinandergreifen.

Für den Bereich eCommerce bedeutet das zum Beispiel:

Kauft ein Kunde ein Produkt, das parallel auf verschiedenen Verkaufsportalen wie Amazon, Rakuten oder Ebay gelistet ist, verläuft die weitere Bestellabwicklung automatisiert. Das CRM-System erfasst automatisch die Informationen aus dem Bestellprozess, die Verknüpfung mit der Buchhaltung ermöglicht die Nachverfolgung des Zahlungseingangs. Die verknüpfte Warenwirtschaft aktualisiert den Bestand nach erfolgtem Versand und das integrierte Mail- und Newsletter-System informiert den Besteller automatisch über den Bestelleingang und die Versanddetails. Im besten Falle schreitet der Entrepreneur erst dann ein, wenn Reklamationen oder Nachfragen durch den Kunden erfolgen.

Work Smarter ist aber natürlich auch im Handwerk und in allen Dienstleistungsbranchen umsetzbar. Hier unterscheiden sich Prozessabläufe oder einzelne Tools, doch die Grundidee, dass sich wiederholende Teilschritte möglichst einfach zu handhaben sein sollten, lässt Unternehmer gerade in diesen Branchen profitieren und mehr Zeit beim und mit dem Kunden verbringen.

Work smarter, not harder: Tools für smarte Entrepreneure

Einige Hilfsmittel sind für alle Branchen entscheidend. Wir haben dir die wichtigen Tools mit einer kurzen Erklärung zusammengestellt.

Cloud-Dienste, Aufgabenverwaltung und Projektmanagement:

Cloud-Dienste ermöglichen den Zugriff auf Daten, insbesondere Bestell- und Kundendaten, unabhängig vom jeweiligen Arbeitsort des zuständigen Mitarbeiters. Sprich: Mittels cloudbasiertem CRM sowie einem mobilen Internetzugang können Handwerker noch Daten ändern oder Bearbeitungszeiten eintragen. Oder die kritische Nachfrage des wichtigen Kunden kann schnellstmöglich und transparent bearbeitet werden – falls alle nötigen Daten und Informationen auch von daheim aus der Cloud abgerufen werden können.

Typischerweise genutzt werden für den ortsunabhängigen Datentransfer in Teams:

  • digitaler Speicherplatz bei Dropbox, ownCloud, Microsoft One oder Google Drive
  • Projektmanagement-Software wie Trello, Asana oder integrierte Lösungen wie Teamleader
  • Listen und Erinnerungsmanagement: geteilte Kalender wie Google Calendar, Gmail-Aufgaben, Trello/Asana als Teile der Projektkoordination

Mit cloudbasierten Projektplanungstools teilen smarte Unternehmen den aktuellen Status laufender Projekte minutengenau miteinander, können Aufgaben als erledigt oder noch offen markieren und Vermerke zu Problemen oder Auffälligkeiten setzen. Der Informationsfluss wird auch dann nicht gebremst, wenn Mitarbeiter wegen Urlaub oder Krankheit ausfallen.

CRM-System, Buchhaltungstool und Rechnungsprogramm

Ob als Handwerker, Berater oder eCommerce-Spezialist: Mit der digitalen Buchhaltung – optimalerweise inklusive Auftragsverwaltung und Rechnungslegung – kann man sowohl Zeit sparen als auch einzelne Aufgaben bei Bedarf an Angestellte beziehungsweise virtuelle Assistenten auslagern.

Typischerweise erfolgen Angebotserstellung, Rechnungsversand und die Zubuchung einzelner Posten von spezialisierten Angestellten. Fallen sie aus oder sind wegen anderer Aufgaben zu beschäftigt, bleiben im klassischen Unternehmen diese wichtigen Jobs unerledigt.

Teamleader
Work Smarter mit Teamleader. (Foto: Teamleader)

Cloudbasierte Anbieter, die Rechnungsprogramme für Solopreneure und kleinere Unternehmen anbieten, sind unter anderem: Papierkram, Lexoffice oder Debitoor.

Work Smarter bedeutet hier: Obwohl es einen Hauptverantwortlichen geben sollte, müssen kundenkritische Tasks wie Angebotserstellung, Bestellservice und Rechnungsversand möglichst automatisiert erfolgen. Dank der Einbindung in geeignete Strukturen wie eCommerce-Shops per Webseiten-Formular werden reine Bestellprozesse oder Angebotsabfragen effizienter bearbeitet.

Keep the focus: konzentrierter und effizienter Arbeiten

Die Implementierung eines funktionierenden Kreislaufs aus Angebot, Bestellung, CRM, Buchhaltung und Kundensupport kann anfangs viel Zeit verschlingen.  Folgt darauf zusätzlich das Marketing inklusive Newsletter, Mailings und Rabattaktionen, kann allein die Beschäftigung damit die kostbare Arbeitszeit verschlingen. Heute gibt es allerdings auch schon Lösungen, die nicht in Funktionen, sondern in Prozessen denken, um effizientes Arbeiten deutlich zu vereinfachen.

Ein paar Tipps für eure Arbeitsabläufe:

  • Ähnliche Arbeitsschritte wie Newsletter vorbereiten, neue Produkte einpflegen oder Social-Media-Portale bespielen
  • Vorlagen und Muster verwenden, um Prozesse zu vereinheitlichen. Bei Projekten bietet sich eine Vorlage mit sich wiederholenden Schritten an.
  • Techniken zur Fokuserhaltung wie Pomodoro einsetzen, um einzelne Aufgaben zu erledigen (40 Minuten arbeiten, fünf Minuten Pause)
  • Mails und Social-Media-Benachrichtigungen nur in definierten Zeiträumen bearbeiten. Empfohlen werden zwei bis drei Einheiten pro Tag, tendenziell auch weniger

Nicht jede Zeitplanungsstrategie ist für jeden Unternehmer gleich effizient. Bemerkt ihr eine höhere Produktivität, wenn ihr vor allem morgens Mails bearbeitet und nachmittags kreativ arbeitet? Dann sollte der Tagesablauf genau so aussehen, auch wenn die Kreativarbeit dringlicher erscheint. Verliert das Team in den täglichen Fokus-Meetings viel Zeit? Dann ist diese Methode ein Zeitfresser und könnte durch wöchentliche Meetings oder informale Treffen im Café ersetzt werden, um alle auf den gleichen Stand zu bringen.

Smarte Unternehmer machen sich die Tools und Software-Komponenten passend zu ihrem Bedarf zu eigen – auf der Basis vorhandener Hilfsmittel. Für effizienteres Arbeiten und weniger Bauchschmerzen bei Verwaltung und Administration.

Erfahrt hier mehr über Projektmanagement, CRM und eCommerce. Ihr wollt euer Unternehmen weiter digitalisieren? Dann schaut auch in diesen Beitrag rein!