Terminsysteme und Reservierungstools zur Kundenakquise vor Ort



Wer ein stationäres Geschäft betreibt, sollte versuchen, aktiv Kunden in sein Geschäft zu bringen. Dabei helfen euch Reservierungstools oder Termintools auf eurer Website. Wir zeigen Vorteile, wie ihr mit Termintools arbeitet und stellen Anbieter vor.

Was ist ein Terminsystem?

Ein Terminsystem oder ein Reservierungssystem ist nichts anderes, als ein System zur Lead-Generierung für stationäre Geschäfte und Dienstleister. Damit haben eure Kunden die Möglichkeit, Tische in einem Restaurant online zu reservieren oder bei einem stationären Dienstleister Beratungstermine zu buchen. Mit Termintools holt ihr also Kunden ins Geschäft. Aber nicht nur das: Ein Termintool ist ein besonderer Service, der den Kauf anspruchsvoller Produkte angenehmer macht.

Beispiele aus der Praxis

Wo werden Terminsysteme eingesetzt? Zählen wir einmal ein paar Branchen auf. In Restaurants, Kosmetikstudios oder beim Hairstylisten ist es üblich, Tische zu reservieren beziehungsweise Termine zu vereinbaren.

Termintools sind in vielen Branchen einsetzbar
Termintools und Reservierungstools sind auch in Branchen einsetzbar, in denen Kunden das nicht erwarten | Grafik: Für-Gründer.de

Die ersten Onlineterminvereinbarungstools oder Reservierungstools wurden genau für jene Branchen entwickelt. Besonders spannend sind Termintools in jenen Branchen, in denen Kunden diesen Service nicht erwarten. So zum Beispiel im stationären Einzelhandel. Tatsächlich gibt es das aber bereits: Große Brautmodenhäuser führen ihre Beratungsgespräche grundsätzlich nur mit vorheriger Terminvereinbarung. Selbst Bikeshop bieten diesen Service mittlerweile.

Wie funktioniert ein Termintool?

Betrachten wir nun, wie ein Terminsystem funktioniert. Der User findet eure Website und euer Angebot attraktiv. Nun geht er auf die Terminseite. Dort wählt er einen Termin und beantwortet sogenannte Terminfragen. Durch die Terminfragen könnt ihr das Anliegen des Users herausfinden und euer Team auf den Termin vorbereiten. Ein Kosmetikstudio wird beispielsweise die Art der Behandlung abfragen.  Ein Augenoptiker will zum Beispiel wissen, ob der Kunde eine Beratung für Brillen wünscht oder ob er lediglich seine Brille abholen möchte. Der Kunde beantwortet die Terminfragen und bucht anschließend den Termin. Als nächstes erhält der Kunde eine Bestätigung des Termins. In vielen Fällen bekommt der Kunde zusätzlich eine Erinnerungs-SMS angeboten.

Was sind die Vorteile eines Terminsystems?

Resverierungstools und Terminvereinbarungssystemen bieten einige Vorteile. Sie …

  • … sind aktive Vorbereitung von Käufen vor Ort.
  • … signalisieren persönliche Beratung.
  • … senken die Hemmschwelle, ein Geschäft aufzusuchen.
  • … erlauben eine optimale Vorbereitung auf ein Verkaufsgespräch.
  • … führen zu höherer Kaufbereitschaft beim Kunden.

Terminsysteme bieten also sowohl für euch als Unternehmer als auch für den Kunden Vorteile. Der Kunde erhält die Zusage zu direkter Beratung ohne Wartezeit und ihr könnt euch durch intelligente Terminfragen optimal auf eure Verkaufsgespräche vorbereiten. Zudem könnt ihr mit den Tools Telefontermine oder Skype-Gespräche vorbereiten.

Ganz entscheidend für euch ist: Terminsysteme steigern die Kaufbereitschaft. Im Restaurant oder im Kosmetikstudio ist die Sache klar. Wer hier reserviert oder einen Termin bucht, wird auch zahlen. Aber nicht in jeder Branche führt Kundenbesuch automatisch zum Kauf. Im Einzelhandel kauft von zehn Besuchern nur jeder zweite. Händler, die mit Terminsystemen arbeiten, berichten dagegen, dass acht von zehn Besuchern einen Abschluss tätigen.

Arten von Termintools

Ein Termintool könnt ihr auf verschiedene Weisen in eure Website einbauen. Die erste Möglichkeit ist, ihr nehmt ein Formular, das die Terminfragen stellt sowie die Kontaktdaten und den Wunschtermin abfragt. Oder Ihr benutzt ein Plugin mit einer Terminfunktion. Sehr professionell wirken Termintools externer Anbieter, die ihr auf euren Webseiten einbindet. Sie bieten in der Regel auch noch ein Branchenbuch sowie Apps für eure Facebook-Fanpage an.

Ein Termintool erfolgreich einsetzen

# Schritt 1: Anforderungen definieren und Pflichtenheft erstellen

Zuerst definiert ihr die Anforderungen an euer Terminsystem. Macht euch Gedanken zu folgenden Punkten:

  • Für welche Leistungen möchtet ihr einen Terminservice anbieten?
  • Soll der Termin mit Terminfragen vorbereitet werden? Möglicherweise mehrstufig?
  • Wollt ihr einzelne Mitarbeiter dem Termin zuordnen? Das kann zum Beispiel bei einem Hairstylisten spannend sein.
  • Wollt ihr bestimmte Leistungen bereits online verkaufen? Beispielsweise ein Peeling oder eine Zahnreinigung? Dann müsst ihr ein Zahlungssystem integrieren.

Schreibt euch eure Anforderungen in Form eines Pflichtenheftes auf.

# Schritt 2: Anbieter auswählen

Auf dieser Basis wählt ihr den Anbieter für euer neues Terminsystem. Wichtig dabei ist, ob er alle Anforderungen erfüllt, ob das System einfach zu integrieren ist und ob sich die Kosten im Rahmen halten.

# Schritt 3: Integration auf euren Onlinekanälen

Wir sprechen hier bewusst von Onlinekanälen, denn viele Termintools lassen sich zum Beispiel auch auf Social Media-Seiten wie eurer Facebook-Fanpage als App einbauen. Zentraler Hub ist aber sicherlich eure Website. Legt dafür am besten eine eigene Seite an, eine Landingpage. Dort integriert ihr das System via iframe oder Plugin oder Formular.

Gestaltet die Terminlandingpage professionell. Zum Beispiel mit einem Heroshot, der eine sympathische Beratungssituation bei euch im Hause wiedergibt. Gebt eurem Seitenbesucher einen Grund, warum er bei euch buchen soll. Erläutert die Vorteile, die euer Kunde hat, wenn er bei euch einen Termin bucht.

# Schritt 4: Das Terminsystem bewerben

Wenn der Termin-Service für euer Unternehmen neu ist, müsst ihr ihn bewerben. Macht beispielsweise einen Hinweis in eurem Schaufenster. Oder platziert den Hinweis zu eurer Terminseite prominent auf eurer Website. Bewerbt den Terminservice außerde im Rahmen lokaler Onlinewerbung, mit lokalen Google Ads oder Facebook-Anzeigen. Oder integriert einen QR-Code für die Landingpage auf allen euren klassischen Werbemitteln.

So vermeidet ihr Fehler beim Einsatz von Termintools

Vermeidet bei der Einführung folgende Fehler. Komplizierte Formulare können den User abschrecken. Fragt nicht mehr Daten ab als notwendig. Gestaltet die Terminfragen außerdem so, dass sie für euren User einen Mehrwert bieten.

Es darf auch nicht passieren, dass Termine platzen. Eure Personalplanung muss mit dem Terminsystem abgestimmt sein. Wenn der Kunde kommt, muss ein Mitarbeiter Zeit haben. Das ist insbesondere bei stationären Händlern mit viel Laufkundschaft ein Problem.

Anbieter von Terminsystemen und Reservierungstools

Hier geben wir euch einen kleinen Überblick für Anbieter von Termintools und Reservierungssystemen.

#1: Terminpilot:

  • Zielgruppe: Berater, Finanzdienstleister im Schwerpunkt
  • Anzahl Terminkalender: pro Paket ein Kalender, Kalender für Mitarbeiter zubuchbar
  • Website-Integration: ja, ist möglich. Mobil optimiert
  • Termin-Erinnerung: per E-Mail, SMS und Postkarte
  • Besonderheit: separate Landingpage, Facebook-Integration, viele Schnittstellen
  • Preis: ab 19,90 Euro bis 34,90 Euro im Monat

#2: Terminland

  • Zielgruppe: stationäre Dienstleister aller Art, z.B. Ärzte, Friseure, Kosmetik-Studios, Handel, Handwerk, Freiberufler
  • Anzahl Terminkalender: pro Paket ein Kalender, weitere Kalender zubuchbar
  • Website-Integration: ja, ist möglich. Mobil optimiert
  • Termin-Erinnerung: per E-Mail und SMS
  • Besonderheit: Eintrag im Terminland Branchenbuch, Facebook-Integration
  • Preis: kostenlos bis 29,90 Euro im Monat

#3: simplybook.me

  • Zielgruppe: stationäre Dienstleister aller Art, z.B. Ärzte, Friseure, Kosmetik-Studios, Handel, Handwerk, Freiberufler, auch Seminar und Schulungsanbieter; Verkauf von Mitgliedschaften möglich
  • Anzahl Terminkalender: pro Paket ein Kalender, weitere Kalender zubuchbar
  • Website-Integration: ja, ist möglich. Mobil optimiert
  • Terminerinnerung: SMS und E-Mail
  • Besonderheit: eigene Landingpage, Integration von Zahlungsfunktionen für kostenpflichtige Termine
  • Preis: kostenlose Version bis 50 Euro pro Monat

Nun zeigen wir euch noch ein paar Anbieter von Reservierungstools. Diese Systeme sind speziell für Gastronomen interessant. Wollt ihr also in der Gastronomie gründen, dann solltet ihr euch das ansehen.

#4: Resmio

  • Tischreservierung mit Tischverwaltung: Ja
  • Gästedatenbank: Ja
  • Couponverkauf/Anzahlungen: Ja
  • Eintrag in Partnerportale: Ja
  • Besonderheiten: Facebook-Integration
  • Preise: kostenlos bis 99 Euro pro Monat

#5: CentralPlanner

  • Tischreservierung mit Tischverwaltung: Ja
  • Gästedatenbank: Nein
  • Couponverkauf/Anzahlungen: Nein
  • Eintrag in Partnerportale: Nein
  • Besonderheiten: Newsletter Integration, Serientermine (z.B. für Gäste aus Vereinen), Auslastungsplanung
  • Preise: dauerhaft kostenlos bis 49,90 Euro pro Monat

#6: Tablein.com

  • Tischreservierung mit Tischverwaltung: Ja
  • Gästedatenbank: Ja
  • Couponverkauf/Anzahlungen: ja
  • Eintrag in Partnerportale: Nein
  • Besonderheiten: Facebook-Integration, Kundenbindungssystem, ausgefeilte Statistiken, Vermarktung von Sonderangeboten
  • Preis: kostenlose Testversion zeitlich begrenzt, dann von 39 Euro bis 129 Euro

Unser Tipp: Die Anbieterszene ändert sich ständig. Sucht daher online aktiv nach Begriffen wie Terminsystem, Terminsoftware oder Termintool, gerne in Verbindung mit eurer Branche. Nutzt in jedem Falle kostenlose Testphasen, wenn sie beim jeweiligen Anbieter möglich sind.

Fazit – Termintools als Leadsysteme für stationäre Geschäfte

Termintools sind also Instrumente für stationäre Dienstleister, um online Kunden zu akquirieren. Sie lohnen sich daher für jeden stationären Dienstleister mit einem anspruchsvollen und beratungsintensiven Produkt. Denn sie zerstreuen die Bedenken des Kunden vor einem Besuch vor Ort. Mit einem Termintool sind die Kunden daher kaufbereiter. Professionelle Tools könnt ihr nicht nur auf der eigenen Website integrieren. Häufig finden sich auch Apps für die Einbindung auf euren sozialen Kanälen. Außerdem bieten manche Anbieter eigene Landingpages und Einträge in Branchenbücher an. Wichtig bei der Einführung ist es, das Termintool sorgfältig auszuwählen, zu konfigurieren und als neues Serviceangebote eures Unternehmens zu bewerben.