Der Standnachbar muss euch nicht mögen… 8 Tipps für den Messeauftritt



Die Präsenz auf einer Messe kann euch nicht nur jede Menge Aufmerksamkeit bringen, sondern auch neue Kunden, Geschäftspartner oder sogar Investoren anlocken. Tipps für den perfekten Messeauftritt hat Jörg Röthlingshöfer von der Münchener PR-Agentur factum für euch in diesem Gastbeitrag zusammengestellt. Informiert euch außerdem auch über die besten 10 Gründermessen und Expos für Start-ups 2018.

Die revolutionäre Idee eures Start-ups wurde umgesetzt, die Gespräche mit Einkäufern laufen oder das Produkt ist bereits auf dem Markt? Egal, in welcher Phase ihr euch derzeit befindet: Messen sind der perfekte Ort, um sich innerhalb der einzelnen Branchen zu begegnen, zu informieren und natürlich neue Produkte bzw. Ideen zu präsentieren. Was spricht für einen Messestand? Was ist bei der Vorbereitung zu beachten? Ich habe für euch die wichtigsten Informationen, Tipps und Tricks zusammengefasst.

Messeauftritt
Bei Events wie der StartupCon können sich Gründer mit einem Messeauftritt präsentieren (Bild: startupcon.de)

Messen sind meist eine sehr kostspielige und zeitaufwendige Angelegenheit. Doch der Aufwand lohnt sich auch für Start-ups, denn auf Messen könnt ihr in kürzester Zeit zahlreiche Kontakte in eurer Zielgruppe knüpfen: potenzielle Kunden, andere Gründer oder auch Einkäufer – auf einer Messe kommen alle relevanten Akteure eurer Branche zusammen. Auch wenn ihr mit eurem Start-up auf der Suche nach Investoren seid, ist eine Messe der ideale Ort für eine Begegnung. Denn potenziellen Geldgebern ist das persönliche Kennenlernen der Menschen, die hinter der Idee oder dem Produkt stecken, unglaublich wichtig und diese Verbindung knüpft man selten so schnell, direkt und unkompliziert wie auf einer Messe. Außerdem erhaltet ihr direktes Feedback zu eurer Idee, da ihr in den persönlichen Kontakt mit eurer Zielgruppe kommt.

Oft stehen die hohen Kosten einem Messeauftritt im Weg. Dabei solltet ihr bedenken, dass neben Standmiete und Messebau auch An- und Abreise sowie Unterkunft und Verpflegung Kosten verursachen. Gerade während einer Messe sind z.B. die Hotelpreise in den Messestädten üblicherweise höher als sonst. Speziell für Start-ups gibt es auf vielen Messen kostengünstige Beteiligungs-Angebote: Beispielsweise fördert das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) die Teilnahme von Start-ups an ausgesuchten internationalen Leitmessen in Deutschland. Zudem bieten viele Messen spezielle Formate für Start-ups an. Somit kann der Kostenfaktor relativ gering gehalten und mehr Zeit und Energie in die Vorbereitung investiert werden – denn dabei gibt es Einiges zu beachten.

#1 Wählerisch sein

Allein in Deutschland gab es im Jahr 2016 insgesamt 186 internationale und nationale Messen: Bei diesem umfangreichen Angebot verliert man schnell den Fokus. Und nicht jede Messe lohnt sich für jedes Start-up. Daher solltet ihr euch zunächst genau überlegen, welche Messe zu euch und eurem Produkt bzw. eurer Idee passt. Stellt euch dazu folgende Fragen:

  • Habe ich einen B2B- oder einen B2C-Fokus – d.h. wäre eine Fachmesse oder eine Publikumsmesse interessant für mich?
  • Auf welchen Messen ist meine Zielgruppe vertreten?
  • Wie lange dauert die Messe und ist es machbar, so lange auszustellen?

Ich empfehle daher immer, eine Messe zunächst nur als Besucher kennenzulernen.

#2 Die Präsentation macht‘s

Ganz egal was ihr vorstellen wollt – eine Software für ein bestimmtes Steuerungssystem, das neue Hipster-Getränk für die Food-Industrie oder den 3D-Drucker für das Kinderzimmer – entscheidend für euren Erfolg ist dabei die Art und Weise, wie ihr eure Idee präsentiert. Eine Messe hat oft Tausende von Ausstellern und noch mehr Besucher, da ist es wichtig aufzufallen.

Die erste Voraussetzung ist dabei ein professionelles Erscheinungsbild und das gibt es nur bedingt mit dem handgezeichneten Logo. Sucht euch Designer oder ein Designbüro (viele sind dabei auch auf Start-ups spezialisiert) und überlegt euch gemeinsam, wie der Auftritt am besten aussehen kann. Außerdem solltet ihr eure Idee immer als einen Problemlöser präsentieren. Bei einer Software ist vermutlich der Anwendungsfall spannender als der Algorithmus und bei einer Maschine ist es sicher lustiger, Prototypen zu produzieren, die die Besucher direkt mit nach Hause nehmen können.

Insgesamt ist es immer gut, wenn sich irgendetwas dreht, blinkt oder Geräusche macht. Auch wenn der Standnachbar vielleicht schon bald kurz vorm Durchdrehen ist – um Aufmerksamkeit zu erzielen, sind auf einer Messe fast alle Mittel recht.

Tipp der GründerDaily-Redaktion: 8 kreative Ideen für euren Messeauftritt.

#3 Das Ziel immer vor Augen

Vor der Messe solltet ihr klare Ziele definieren, die ihr mit eurem Messeauftritt erreichen wollt. Sie sollten konkret und im besten Fall messbar sein. Es genügt nicht, sich vorzunehmen, möglichst viele Gespräche zu führen, Gesprächsnotizen zu sammeln und eure Merchandise-Artikel zu verteilen. Vielmehr geht es darum, klar zu definieren, mit wem ihr sprechen und wem ihr euer Produkt vorstellen wollt:

  • Wer wäre als Kunde interessant?
  • Welche Wettbewerber sind anwesend?
  • Wer kommt als potenzieller Geschäftspartner in Frage?
  • Sind auch interessante Investoren vor Ort?

Hierbei kann es helfen, sich das Ausstellerverzeichnis und die Sponsorenliste der Messe genau anzusehen. Dort findet ihr alle Aussteller, Sponsoren und Medienpartner, die auf der Messe vertreten sind und als potenzielle Gesprächspartner in Frage kommen.

#4 Einladungsmanagement mit Plan

Nun wisst ihr, mit wem ihr auf der Messe sprechen wollt. Aber wie schafft ihr es, dass die Leute auf euren Messestand kommen? Sobald feststeht, auf welcher Messe ihr vertreten seid, wann sie stattfindet und wie eure Standplatzierung lautet, beginnt das Einladungsmanagement: Ihr könnt euren Messeauftritt in persönlichen Gesprächen erwähnen, eine kurze Notiz in eure E-Mail-Signatur einbauen, über eure Website und Social-Media-Kanäle darauf hinweisen oder mithilfe von Pressearbeit darüber informieren. Gebt dabei immer an, wie eure Hallen- und Standnummer lautet.

Einen Monat vor Messestart solltet ihr in jedem Fall beginnen, eure Kunden und Geschäftspartner aktiv anzusprechen und bestenfalls bereits Termine mit ihnen zu vereinbaren. Dazu gehört auch das Versenden der Einladungen und Besuchertickets. Legt euch hierfür am besten eine Liste an, um keine wichtigen Personen aus eurem Netzwerk zu vergessen. Neben der Einladung eures bestehenden Netzwerks könnt ihr natürlich auch weitere Personen einladen. Das können Journalisten sein, die über euch berichten sollen, oder Investoren und Einkäufer aus eurer Branche. Notiert euch dazu immer, an wen ihr eine Einladung verschickt habt und wann Termine vereinbart wurden.

#5 Die richtige Gesprächsvorbereitung

Bevor die Gespräche stattfinden, geht es an die Vorbereitung, denn nichts ist unangenehmer als nicht zu wissen, wer der Gesprächspartner ist und worüber man mit ihm sprechen möchte. Informiert euch daher im Vorfeld: Welche Position hat die Person im Unternehmen, wo liegen ihre Interessen und wie kann sie euch unterstützten? Die gesammelten Informationen könnt ihr am Besten in eure bereits angelegte Einladungsmanagement-Liste eintragen. So behaltet ihr den Überblick und die Nachbereitung der Messe fällt euch leichter (dazu mehr in #8).

Zur Gesprächsvorbereitung gehört es auch, zu überlegen, welche kritischen Fragen aufkommen könnten und wie ihr darauf reagieren wollt. Zusätzlich kann es hilfreich sein, die Kernbotschaften und Dialoge im Vorfeld zu üben, sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch – das bringt euch vor Ort die nötige Sicherheit.

#6 Ein guter Zeitplan

Neben Einzelgesprächen mit Kunden und Partnern bietet eine Messe auch zahlreiche andere Networking- und Präsentationsmöglichkeiten. Informiert euch, ob z.B. ein Workshop- oder Forumsprogramm angeboten wird, an dem ihr teilnehmen oder auch als Speaker auftreten könnt. Eine Übersicht über das Programm findet ihr auf der Website der Messe. Macht euch am besten einen detaillierten Tagesplan, in dem ihr übersichtlich alle wichtigen Termine eintragt:

  • Wann kommt der potenzielle Investor an den Stand?
  • Wann findet ein Workshop statt?
  • Und welchen Vortrag wollt ihr euch unbedingt anhören?

#7 Vor Ort

Damit ihr die auf der Messe geführten Gespräche nachbereiten und nachvollziehen könnt, empfehle ich, Vorlagen für eure Gesprächsnotizen zu erstellen: Darin solltet ihr während oder direkt nach jedem Gespräch notieren, mit wem ihr wann und worüber gesprochen habt, welche Unterlagen schon ausgehändigt wurden und wie ihr verblieben seid. Es bietet sich an, auch gleich die Visitenkarte des Gesprächspartners mit anzuheften.

Natürlich ist auch das persönliche Erscheinungsbild wichtig: Achtet auf ein gepflegtes Äußeres und gebt den Besuchern am Stand immer das Gefühl, willkommen zu sein. Essen und Trinken am Stand sollte daher auf das Mindeste reduziert oder sogar ganz vermieden werden. Auch Büroarbeiten, private Gespräche mit den Kollegen oder das ständige Tippen auf dem Handy vermittelt den Besuchern das Gefühl, dass man gerade keine Zeit für sie hat.

Was oft unterschätzt wird: Die Wege auf einer Messe können lang sein! Der Weg vom Eingang des Messegeländes bis zum Stand, oder auch der Spaziergang zum nächsten Café kann oftmals 10 bis 15 Minuten dauern. Daher gilt: bequeme Schuhe anziehen! Gegen müde und schmerzende Füße hilft es auch, die Schuhe im Laufe des Tages hin und wieder zu wechseln.

#8 Last but not least: Messenachbereitung

Ein Messeauftritt bedeutet meist einen enormen Aufwand. Umso wichtiger sind eine ordentliche und zügige Nachbereitung und das Vertiefen der neu geknüpften Kontakte. Meldet euch innerhalb der ersten Woche nach der Messe bei euren Kontakten mit einem ersten Mailing, in dem ihr euch für den Besuch auf dem Stand bedankt und darauf hinweist, dass ihr in den kommenden Tagen noch einmal auf sie zukommt, um Termine für weitere Gespräche festzulegen. Anschließend solltet ihr die einzelnen Kontakte priorisieren und in einer persönlichen E-Mail oder einem Telefonat erneut kontaktieren.

Messeauftritt – Mein Fazit

Ein Messeauftritt kann für Start-ups sehr sinnvoll sein. Denn gut vorbereitet und geplant könnt ihr dort potenzielle Kunden, Kooperationspartner und Geldgeber ansprechen, direktes Feedback der Zielgruppe zum Produkt oder zur Idee einholen und die Konkurrenz analysieren – und das alles gleichzeitig und innerhalb weniger Tage. Eine gute Vor- und Nachbereitung ist dabei aber unerlässlich.

Joerg Roethlingshoefer
Jörg Röthlingshöfer ist Gründer und Geschäftsführer der PR-Agentur factum. (Foto: factum)

Weiterführende Informationen

Weitere Praxistipps von Jörg Röthlingshöfer gibt es hier zum Thema Presseverteiler oder hier zum Thema Presseaussendung. Außerdem hat der PR-Experte zusammengefasst, welche 6 Dinge in eurem Online-Pressebereich nicht fehlen dürfen und ein ABC für journalistische Fachbegriffe für euch erstellt. Tipps für die perfekte Journalistenansprache findet ihr hier – informiert euch auch, wann ganz allgemein der richtige Zeitpunkt ist, um mit der Pressearbeit zu starten. Wer noch keine PR-Strategie hat, der sollte hier weiterlesen.

  • factum ist eine Münchner PR-Agentur, die sich u.a. auch auf Start-ups fokussiert hat. Das Portfolio reicht von klassischer Pressearbeit und Social Media-Maßnahmen über die Konzeptionierung, Umsetzung und Pflege von Internetseiten sowie Suchmaschinenmarketing (SEO) bis hin zur Gestaltung von Flyern und Broschüren. Auch Events, Ausstellungen und Messeauftritte könnt ihr von der Kommunikationsagentur betreuen lassen.
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