So funktioniert eine effiziente Warenwirtschaft im Online-Shop



Wer als Gründer einen Online-Shop eröffnen möchte, wird mit zahlreichen Herausforderungen konfrontiert. Um mit dem Wettbewerb mithalten zu können, ist eine effektive Auftragsbearbeitung unabdingbar. Denn sobald sich die Bestellungen häufen, wird es zunehmend schwieriger, den Überblick über die Warenwirtschaft zu behalten. Helfen können hier entsprechende Softwareprogramme. Welche Funktionalitäten bei diesen wichtig sind, erfahrt ihr nachfolgend.

Warenwirtschaft bei Online-Shops – die Übersicht behalten

Wer einen Online-Shop eröffnet, für den steht meist die Gewinnmaximierung im Fokus. Neben einem guten Online-Marketing und einer ansprechenden Produktpalette, hängt der Erfolg dabei auch wesentlich vom ersten Eindruck eurer Kunden ab. Sind diese nicht mit der Bestellabwicklung zufrieden, werden sie euren Shop vermutlich nicht wieder besuchen und ihn auch nicht weiterempfehlen. Im schlimmsten Fall hinterlassen sie negative Bewertungen, was andere potenzielle Kunden möglicherweise abschreckt.

Mit einem Warenwirtschaftssystem behaltet ihr in eurem Online-Shop immer den vollen Überblick (Bildquelle: Lexware)

Als Shop-Betreiber solltet ihr also unbedingt einige wichtige Punkte beachten, um die Kundenzufriedenheit zu erhöhen:

  • Es muss immer eine ausreichende Stückzahl an Artikeln vorhanden sein.
  • Die Versendung der Bestellung muss zeitnah erfolgen.
  • Essenziell ist ebenso eine fehlerfreie und transparente Rechnungsstellung. Mit zuverlässigen Mustervorlagen für Rechnungen seid ihr hier auf der sicheren Seite.
  • Ihr solltet kundennahe Betreuung garantieren und für Rückfragen zur Verfügung stehen.

Vor allem in der Anfangsphase verfügen Existenzgründer oft über ein knapp bemessenes Budget. Es ist daher nur logisch, dass viele Vorgänge händisch und damit kostengünstig erledigt werden, anstatt Geld für Softwareprogramme auszugeben. Wenn sich aber euer Kundenstamm sowie eure Produktpalette erweitern und sich die Bestellungen häufen, wird der Auftragsbearbeitungsprozess zunehmend fehleranfälliger und aufwändiger, wenn er manuell erledigt wird.

Dies gilt vor allem, wenn ihr die Artikel neben dem Shop auch noch auf diversen Online-Marktplätzen vertreibt. Spätestens dann kommt der Zeitpunkt, an dem ihr über die Etablierung eines Warenwirtschaftssystems nachdenken solltet. Ein solches Programm ist zwar mit einigen Kosten verbunden, hilft aber, den Überblick über die gesamte Warenwirtschaft des Online-Shops – also Einkauf, Verkauf sowie Lagerung – zu behalten.

Warenwirtschaftssoftware – Der Funktionsumfang

Die Auftragsverwaltung im Online-Shop ist mit einem guten Warenwirtschaftssystem ein Kinderspiel (Bildquelle: Lexware)

Inzwischen hält der Markt verschiedene Software-Lösungen für eine effiziente Warenwirtschaft bereit, die speziell auf Online-Shops zugeschnitten sind (ein umfangreiches Programm ist zum Beispiel Lexware faktura+auftrag plus). Ein Warenwirtschaftssystem hilft euch bei der effizienten Auftragsbearbeitung und bei der Verwaltung verschiedener zentraler Bereiche des Online-Shops, wie zum Beispiel:

  • Einkauf: Das Programm überwacht den Bestand der angebotenen Produkte und kann sogar selbstständig Artikel bei Lieferanten nachbestellen.
  • Verkauf: Warenwirtschaftssoftware bildet den Lagerbestand in Echtzeit auf eurer Webseite ab und hilft bei der Verwaltung von Rechnungen, Zahlungen sowie Bestelldaten.
  • Lager: Das System kontrolliert Warenaus- bzw. -eingänge, generiert eine Bestandsliste und aktualisiert Veränderungen vollautomatisch.
  • Buchhaltung: Die Software-Lösung hilft bei der Erstellung von Rechnungen, Mahnungen sowie Jahresabschlüssen.
  • Customer und Supplier Relationship Management: Die Warenwirtschaftssoftware analysiert Kundendaten, z.B. welche Produkte von einzelnen Konsumenten verstärkt gekauft werden. Dadurch könnt ihr auf den Kunden zugeschnittene Werbeaktionen planen und durchführen. Auch Lieferantendaten (wie Liefermenge und Konditionen) können hinterlegt werden.

Einige Warenwirtschaftssysteme verfügen außerdem über einen Cloud-Service, mit dem ihr jederzeit unterwegs von verschiedenen mobilen Endgeräten (wie Smartphones, Tablets oder Notebooks) eure Aufträge verwalten könnt. Da solche Lösungen inzwischen immer häufiger genutzt werden, investieren Anbieter vermehrt in die Sicherheit ihrer Cloud-Infrastrukturen.

Warenwirtschaftssysteme – Die zentralen Vorteile

Auch bei der Kundenverwaltung unterstützt euch ein gutes Warenwirtschaftssystem (Bildquelle: Lexware)

Ein Warenwirtschaftssystem hat zahlreiche Vorteile. Es überwacht zum Beispiel euren kompletten Warenstrom vollautomatisch. Da die Warenwirtschaft mit dem Shop verknüpft ist, wird der Lagerbestand online direkt angezeigt und aktualisiert. So könnt ihr jederzeit überwachen, wie die Geschäfte laufen, Bestände einsehen und effiziente Lagerwirtschaft betreiben. Rechnungen sowie Mahnung können schnell und unkompliziert verschickt werden.

Der zentrale Vorteil eines solchen Programms ist also der minimierte Verwaltungsaufwand und eine Verschlankung des Auftragsbearbeitungsprozesses.

Durch die technische Verbindung von Shop, Lieferanten, Kunden und zusätzlichen Marktplätzen wie eBay oder Amazon spart ihr Zeit und Prozesskosten.

Aber nicht nur euer Unternehmen, sondern auch eure Kunden profitieren von einer entsprechenden Software. Eingehende Bestellungen können schnell und effizient bearbeitet werden. Durch die Ankündigung von Lieferengpässen können Waren außerdem rechtzeitig nachbestellt werden, so dass die Käufer nicht lange auf ihre gewünschten Produkte warten müssen. Geht der Bestellprozess unkompliziert vonstatten, erhöht das die Kundenzufriedenheit und im besten Fall empfehlen die Käufer euren Shop weiter.

Durch sinnvolle Auswertung von Kundendaten könnt ihr außerdem schnell erkennen, welche Artikel Ladenhüter sind und diese aus dem Sortiment entfernen. Potenziellen Käufern präsentiert ihr so nur ausgewählte Waren, statt eine Flut an Produkten. Ein verbessertes Kauferlebnis sowie ein verringertes Risiko, dass die Kunden den Shop verlassen, ist die Folge.

Was ihr für euren eigenen Online-Shop außerdem noch wissen solltet