Geschenke an Mitarbeiter und Kunden: was ist steuerlich absetzbar?



Das Weihnachtsfest steht vor der Tür, und damit wieder ein Anlass zum Schenken. Doch was dürfen Unternehmer ihren Mitarbeitern schenken, was ihren Kunden? Je nachdem, wem das Geschenk gilt und in welcher Höhe es geleistet wird, müssen Geschenke auch versteuert werden und sind als Betriebsausgabe oder Betriebseinnahme zu verbuchen. Andreas Reichert von felix1 hilft uns, Klarheit in den Sachveralt zu bringen.

Für-Gründer.de: Hallo Herr Reichert, zur Weihnachtszeit stellt sich für viele Unternehmer die Frage, was sie ihren Kunden als Präsent schicken können. Abgesehen von der Auswahl – wie werden die Kundengeschenke steuerlich betrachtet?

Andreas Reichert von felix1.de: Es kommt immer auf den Wert des Geschenks an. Bis 35 Euro pro Jahr werden die Geschenke als Betriebsausgaben anerkannt. Sogar die Umsatzsteuer bekommt der Unternehmer erstattet. Das geht aber nur, wenn der Unternehmer vorsteuerabzugsberechtigt ist.

Der Wert von 35 Euro gilt als Nettowert, wenn der Vorsteuerabzug für den Unternehmer möglich ist. Für Unternehmen, die keine Vorsteuer abziehen dürfen – zum Beispiel Ärzte – gilt die 35 Euro Grenze als Bruttowert.

Für-Gründer.de: Worauf ist – aus steuerlicher Sicht – im Detail zu achten, wenn ich als Unternehmer Weihnachtsgeschenke an Kunden verschicken möchte?

Andreas Reichert von felix1.de:

Das Wichtigste ist, richtig zu dokumentieren, welches Geschenk an welchen Kunden ging. Das Finanzamt hat nämlich ein Recht darauf zu erfahren, welcher Kunde beschenkt wurde – ansonsten wird der Betriebsausgabenabzug nicht anerkannt.

Es ist übrigens auch möglich, teurere Geschenke zu machen. Dann ist aber weder ein Vorsteuerabzug möglich noch werden die Geschenke als Betriebsausgaben anerkannt. Ist der Kunde ein Unternehmer, muss er diese, aber auch Geschenke unter 35 Euro, als Betriebseinnahme erfassen und versteuern. Das bedeutet, Geschenke mit einem Wert von über 35 Euro mindern den Gewinn des schenkenden Unternehmens nicht – sind also de facto steuerpflichtig und beim beschenkten Unternehmen nochmals als Betriebseinnahme zu versteuern.

Unternehmen dürfen Geschenke und Kunden und Mitarbeiter verteilen – jedoch nur in bestimmtem Ausmaß. (Quelle: felix1)
Unternehmen dürfen Geschenke und Kunden und Mitarbeiter verteilen – jedoch nur in bestimmtem Ausmaß. (Quelle: felix1)

Für-Gründer.de: Weihnachten ist nicht der einzige feierliche Anlass. Was ist zu berücksichtigen, wenn ich häufiger im Jahr Kundengeschenke auf den Weg bringen möchte, insbesondere wenn es sich um den gleichen Empfänger handelt?

Andreas Reichert von felix1.de: Die Grenze von 35 Euro gilt pro Wirtschaftsjahr des Unternehmens und beschenkten Kunden. Es können also auch mehrere Geschenke sein, die aber insgesamt diesen Wert nicht überschreiten dürfen.

Für-Gründer.de: De facto hat der Gesetzgeber damit teuren und exklusiven Geschenken an Kunden zumindest einen „steuerlichen Riegel“ vorgeschoben – oder gibt es auch Schlupflöcher?

Andreas Reichert von felix1.de: Es ist natürlich sehr ungünstig, dass der beschenkte Unternehmer das Geschenk als Betriebseinnahme erfassen muss. Deshalb ist es möglich, dass die Geschenke auch vom schenkenden Unternehmer pauschal mit 30 % besteuert werden. Das geht aber nur, wenn das Geschenk nicht die 35 Euro Grenze überschritten hat. Leider kann das schenkende Unternehmen nur einheitlich die pauschale Besteuerung wählen. Werden Privatpersonen beschenkt, ist bis zu dieser Grenze keine pauschale Besteuerung notwendig.

Ab 35 Euro wird es schwierig. Die pauschale Besteuerung kann nicht angewendet werden und das Geschenk ist keine Betriebsausgabe. Der Gesetzgeber hat tatsächlich fast alle Lücken geschlossen. Eine Ausnahme besteht aber: Kann das Geschenk ausschließlich betrieblich genutzt werden, ist das Geschenk weiterhin als Betriebsausgabe abziehbar.

Für-Gründer.de: Wie sieht es denn bei den eigenen Mitarbeitern aus? Anlässe für Geschenke an Mitarbeiter gibt es ja häufiger im Jahr. Welche Regelungen und Obergrenzen greifen hier?

Andreas Reichert von felix1.de: Bei Mitarbeitern ist es anders. Der Arbeitgeber kann Geschenke bis zu 60 Euro brutto verschenken. Und das gilt pro Anlass – also mehrmals im Jahr. Allerdings muss auch ein ordentlicher Grund bestehen. Das kann zum Beispiel Geburtstag, Ostern, Weihnachten oder auch die Geburt eines Kindes sein. Es muss sich immer um einen typischen Grund handeln, zu dem ein Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer ein Geschenk macht. Bei bis zu 60 Euro pro Anlass fallen weder Lohnsteuern noch Sozialversicherungsbeiträge an.

Übrigens: Geschenke an Mitarbeiter sind immer Betriebsausgaben, egal wie hoch der Wert ist.

Für-Gründer.de: Kann man auch einfach Bargeld als Anerkennung verschenken und dies als Betriebsausgabe deklarieren?

Andreas Reichert von felix1.de: Das geht nicht. Geldgeschenke sind immer lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.

Für-Gründer.de: Was bedeutet es für einen Mitarbeiter, oberhalb der Freibeträge Geschenke zu erhalten?

Andreas Reichert von felix1.de: Hat das Geschenk einen Wert von mehr als 60 Euro, ist das gesamte Geschenk Lohnbestandteil. Das bedeutet, es wird vollständig durch die Lohnsteuer besteuert und es sind Sozialversicherungsbeiträge zu zahlen.

Für-Gründer.de: Abseits der Geschenke an Mitarbeiter spielen auch Gutscheine immer häufiger eine Rolle im Gesamtpaket der Entlohnung eines Mitarbeiters. Welche Vorteile bieten diese für beide Seiten?

Andreas Reichert von felix1.de: Gutscheine können ebenfalls an Mitarbeiter ausgegeben werden. Das geht bis zu 44 Euro brutto pro Monat und ohne einen besonderen Anlass. Typisch sind Tankgutscheine. Der Gutschein ist nicht lohnsteuer- oder sozialversicherungspflichtig.

Für-Gründer.de: Was passiert, wenn die 44 Euro überschritten werden?

Andreas Reichert von felix1.de: Dann wird der gesamte Gutschein wie ein Lohnbestandteil behandelt. Das passiert schon dann, wenn der Wert nur einen Cent darüber liegt. Bei Tankgutscheinen ist das ein echtes Problem. Denn auf dem Gutschein soll nicht der Wert, sondern die Ware und die Menge angegeben werden – also zum Beispiel 30 Liter Benzin. Durch die ständig schwankenden Kraftstoffpreise kann es sein, dass diese 30 Liter mehr als 44 Euro kosten. Der Mitarbeiter muss die 44 Euro Grenze trotzdem einhalten, darf also eventuell nicht die gesamten 30 Liter vertanken.

Für-Gründer.de: Und als Fazit: was sollten Unternehmer bei den Stichworten Geschenke und Gutscheine auf jeden Fall wissen?

Andreas Reichert von felix1.de:

Egal wer beschenkt wird, alle Werte sind immer Freigrenzen. Auf gar keinen Fall darf so eine Freigrenze auch nur um einen Cent überschritten werden. Sonst wird das Geschenk oder auch der Gutschein voll steuerpflichtig. Unternehmer müssen Geschenke immer genau dokumentieren. Wer welches Geschenk wann erhalten hat – das prüft das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung. Wer diesen Nachweis nicht hat, muss Steuern nachzahlen.

Für-Gründer.de: Vielen Dank für das Interview!

Andreas Reichert ist Steuerberater bei felix1.de (Quelle: felix1.de)
Andreas Reichert ist Steuerberater bei felix1.de (Quelle: felix1.de)
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