Der richtige Drucker für Ihr Unternehmen: effiziente Modelle und Sparpotenziale



Welche Druckermodelle sind effizient und wo liegen Sparpotenziale? Wir zeigen Ihnen wie Sie den richtigen Drucker für Ihr Unternehmen auswählen und wie Sie bei den Druckkosten sparen können. Welche Rolle dabei die richtige Schriftart spielt, erfahren Sie am Ende dieses Beitrags.

Ein wichtiger Teil der Büroausstattung stellt neben dem Computer auch der Drucker dar. Trotz einer wachsenden Digitalisierung müssen einige Dokumente für den internen oder externen Gebrauch wie zum Beispiel für die Buchhaltung oder Steuererklärung ausgedruckt werden. Um die dabei entstehenden Kosten möglichst gering zu halten, ist es wichtig, den perfekten Drucker für Ihr Unternehmen auszuwählen. Neben einem effizienten Modell ist außerdem wichtig, dass er Ihre individuellen Anforderungen erfüllt.

Tinte oder Laser? Das hängt von Ihren Anforderungen ab.
Tinte oder Laser? Das hängt von Ihren Anforderungen ab.

Tintenstrahler oder Laser? Welche Drucktechnik ist die richtige?

Beide Varianten besitzen aufgrund ihrer Funktionsweise spezifische Vor- und Nachteile, die sich sowohl auf die Bedienung als auch auf die Drucknebenkosten auswirken.

Laserdrucker

Ein Toner „brennt” bei dieser Technik die Linien unter Verwendung von elektrisch geladenen Tonerpartikeln und der Erzeugung einer elektrostatischen Ladung auf das Papier. Aus diesem Grund ist der Ausdruck gleich im Anschluss seiner Erstellung wischfest und zudem über eine lange Zeit haltbar. Ein weiterer Vorteil ist, dass so sehr saubere Linien möglich sind, die für ein professionelles Aussehen des gedruckten Dokuments sorgen.

Vorteile
  • schnelle Druckgeschwindigkeit spart Zeit und Strom
  • gesättigtes, präzises Druckbild sorgt für professionellen Eindruck
  • sehr gute Haltbarkeit auf jedem Papier
  • hohe Druckmengen möglich
  • Laser mit Elektrofotografieverfahren punkten bei Fotos und Grafiken durch scharfe Abbildungen
Nachteile
  • Nicht sofort startbereit, weil erst die Betriebstemperatur erreicht werden muss
  • Gesundheitsrisiko: Eine gewisse Menge Tonerpartikeln entweichen während des Druckvorgangs normalerweise aus dem Drucker, die gesundheitsschädlich sein können

Tintenstrahldrucker

Diese Geräte besitzen den großen Vorteil, dass sie in einer umfangreichen Auswahl zu günstigen Preisen erhältlich sind. Daher halten sich die Anschaffungskosten in Grenzen, was vor allem für Gründer sehr vorteilhaft ist, weil dies den Finanzplan wenig beansprucht. Allerdings muss beachtet werden, dass die Tintenpatronen eintrocknen können, falls eine Zeit lang selten gedruckt wird. Zudem ist der Ausdruck durch die Tinte nicht sofort wischfest und nicht so haltbar wie beim Laserdrucker.

Vorteile
  • Benötigt relativ wenig Strom für den Betrieb
  • Günstiger Anschaffungspreis
  • Gute Qualität bei Fotos und Grafiken durch detailreiche Darstellungen und perfekte Wiedergabe von Farbverläufen
Nachteile
  • Geringere Druckgeschwindigkeit
  • geringere Haltbarkeit des Ausdrucks
  • Nicht jede Papierart kann verwendet werden: dünnes oder recyceltes Papier wellt sich durch die Feuchtigkeit der Tinte

Wie Sie bei der Auswahl vorgehen sollten

Durch technische Neuerungen auf beiden Seiten werden die Nachteile allerdings immer weniger, da die Druckerhersteller die Technik gerade in dieser Hinsicht stetig verbessern. So bieten Epson und HP zum Beispiel Modelle an, die mittels großer Tintenpatronen beziehungsweise Tintentanks funktionieren und so eine Kapazität von mindestens 1.000 Seiten besitzen. Daher relativieren sich die Vor- und Nachteile von Tintenstrahl- und Laserdruckern bei modernen Geräten mehr und mehr. Bei der Auswahl sind die Faktoren:

  • Anschaffungspreis
  • Drucknebenkosten (z.B. Toner oder Tintenpatronen, Papier)
  • Mögliche Leistung (Maximalmenge an druckbaren Seiten im Monat)
  • Funktionen und Features

Pauschal lässt sich allerdings sagen, dass sich vor allem größere Unternehmen, die übers Jahr eine große Menge an Ausdrucken erstellen, tendenziell eher für den Laserdrucker entscheiden. Dies ist in der Wischfestigkeit und Haltbarkeit der gedruckten Dokumente sowie in der Druckgeschwindigkeit begründet.

Unabhängig davon, ob Ihre Wahl auf einen Laser- oder Tintenstrahldrucker fällt, ist es eine Überlegung wert, in ein Multifunktionsgerät zu investieren. Dabei handelt es sich um eine Kombination aus Drucker, Scanner und Faxgerät, welche die Einzelanschaffung dieser drei Geräte unnötig macht.

Wenn Sie für Ihr Start-up einen Drucker kaufen möchten, ist es am sinnvollsten, dass Sie sich beraten lassen beziehungsweise umfassend im Internet informieren. Testberichte und Gerätevorstellungen können Ihnen die Entscheidung sehr erleichtern. Anhand dieser Informationen können Sie außerdem eine Tabelle mit den in Frage kommenden Modellen erstellen und darin die Vor- und Nachteile auflisten. Auf dieser Basis werden Sie sicherlich den richtigen Kauf tätigen.

6 Tipps für kostengünstiges Drucken

  1. Bereits beim Druckerkauf beginnt das Sparen. Wählen Sie ein effizient arbeitendes Modell aus, um die Stromkosten gering zu halten. Moderne Geräte benötigen außerdem oftmals nicht so viel Tinte oder Toner für die Ausdrucke.
  2. Stromsparen können Sie außerdem, wenn Sie den Drucker nicht dauernd im Stand-by lassen, sondern ihn nach Feierabend und am Wochenende komplett ausschalten. Hilfreich dabei sind Steckdosenleisten mit Ausschaltern, über die Sie alle angeschlossenen Geräte auf einmal deaktivieren können.
  3. Müssen Druckerpatronen nachgekauft werden, sollte unbedingt auf den Preis geachtet werden. Ein Unternehmen, das viel druckt, benötigt eine Menge an Druckerpatronen und das verursacht hohe Kosten. Daher empfiehlt es sich, Alternativen zu den normalerweise teuren Originalprodukten auszusuchen. So eignen sich zum Beispiel Refill-Patronen und Rebuilt-Kartuschen, die auch online erhältlich sind, als kostengünstige Varianten.
  4. Werden Dokumente nicht für einen offiziellen Anlass benötigt, sondern nur für die interne Verwendung, kann der sogenannte Entwurf- oder Sparmodus ausgewählt werden. Dadurch, dass dann die Druckqualität geringer ist, wird Tinte beziehungsweise Toner eingespart.
  5. In den Einstellungen finden Sie außerdem die Funktion „doppelseitiger Druck”, die sich empfiehlt, weil Sie so weniger Papier verbrauchen.
  6. Auch die Wahl der Schrift beinhaltet Möglichkeiten zum Sparen, weil bestimmte Schriftarten aufgrund ihrer Breite und Höhe mehr Tinte verbrauchen als andere. Während die Verwendung von Times New Roman auf Dauer hohe Kosten verursachen kann, sparen Ihnen Garamond oder Century Gothic bares Geld.

Tipp: Auch die Investition in einen Netzwerk-Drucker bedeutet für Sie geringere Kosten, weil über das Netzwerk mehrere Mitarbeiter auf den gleichen Drucker zugreifen können. Dadurch müssen Sie nicht für jeden Arbeitsplatz ein Gerät anschaffen.

Gastbeitrag unseres Partners TonerPartner – Für die Inhalte ist alleine die TRC Toner Recycling Center GmbH verantwortlich.