Der neue Mitarbeiter ist da – was ist steuerlich zu beachten?



Der neue Mitarbeiter ist da und ab jetzt Teil des Teams. Der lange Prozess der Mitarbeitersuche und -auswahl hat endlich ein Ende und man geht an die Einarbeitung. Aber ein neuer Mitarbeiter bedeutet auch einige neue administrative Aufgaben, die u.a. auch die Lohnbuchhaltung betreffen. Hierunter fällt die monatlich wiederkehrende Lohnabrechnung, welche ordnungsgemäß und fristgerecht erledigt werden sollte. Der Experte für Lohnabrechnung Jörg Wreege aus dem Netzwerk unseres Partners felix1.de klärt im Interview über die wichtigsten Stolperfallen auf.

Für-Gründer.de: Hallo Herr Wreege, was ist grundsätzlich aus Sicht der Buchhaltung zu berücksichtigen, sobald der neue Mitarbeiter da ist?

Jörg Wreege: Wichtig ist natürlich vor allem der Arbeitsvertrag, der durch den Arbeitgeber aufgesetzt werden muss. Gleichzeitig sollten durch den Arbeitgeber die Stammdaten des Mitarbeiters wie Name, Adresse und Geburtsdatum aufgenommen werden. Anschließend werden diese Daten an den Lohnabrechner, also das Unternehmen oder die Person, welche für die Lohnabrechnung verantwortlich ist, übergeben.

Durch den Lohnabrechner wird der Mitarbeiter bei der Krankenkasse gemeldet. Anschließend wird monatlich die laufende Lohnbuchhaltung durchgeführt. Hierbei geht es dann insbesondere darum, dass Lohn- und Gehaltszahlungen ordentlich und fristgerecht abgerechnet werden. Dazu gehören natürlich auch Abgaben und Nebenkosten. Wichtig ist vor allem die fristgerechte Anmeldung der Lohnsteuern und Sozialversicherungsbeiträge.

Für-Gründer.de: Nettolohn, Bruttolohn, Lohnnebenkosten. Welche Kosten entstehen bei neuen Mitarbeitern im Detail und mit welchem Aufschlag kann man im Vorfeld kalkulieren?

Jörg Wreege: Die Kosten, die man mit einem neuen Mitarbeiter hat, hängen zunächst davon ab, in welcher Form man ihn beschäftigt. Wenn der Unternehmer ihn „klassisch” als festen Angestellten ins Boot holt, fallen Sozialversicherungsbeiträge an.

Zum Beispiel sind das bei einem kinderlosen ledigen Arbeitnehmer, dem Sie 3.000 Euro brutto im Monat auszahlen, noch einmal etwa 580 Euro monatlich.

Das ist aber noch nicht alles: Es sind außerdem bestimmte Umlagen für Krankheit, Mutterschaftsleistungen oder Insolvenz zu zahlen. Die Höhe dieser Umlage variiert.

Jörg Wreege, Steuerberater
Jörg Wreege, Personalfachkaufmann

Wer auf diese Kosten verzichten möchte, kann zum Beispiel einen freien Mitarbeiter beauftragen. Dieser wird aber in der Regel einen höheren Stundensatz verlangen, da er sich um die Krankenkasse und Sozialversicherung selbst kümmern muss. Für Minijobber oder Werkstudenten gelten günstigere Konditionen. Hier sollte man auf jeden Fall durchrechnen, welche die für den Unternehmer günstigste Möglichkeit ist, ohne an den individuellen Anforderungen des Unternehmens an Flexibilität und Arbeitskraft sparen zu müssen.

Für-Gründer.de: Ein neuer Mitarbeiter muss auch angemeldet werden. Was ist hierbei erforderlich?

Jörg Wreege: Es gibt tatsächlich eine ganze Reihe an Anmeldungen, die ein Arbeitgeber vornehmen muss. Da der Mitarbeiter sozialversicherungspflichtig ist, muss der Unternehmer ihn zentral bei der Krankenkasse melden. Die Meldung bei der Krankenkasse geschieht auch für die Arbeitslosen- und die Rentenversicherung. Ist der neue Arbeitnehmer ein Minijobber, muss die Meldung an die Minijob-Zentrale erfolgen.

Stellen Sie in Ihrem Betrieb zum ersten Mal einen Mitarbeiter ein, müssen Sie zuerst eine sogenannte Betriebsnummer beantragen. Monatlich muss der Arbeitgeber dann die Meldung zur Sozialversicherung und die entsprechenden Beitragsnachweise per Datenfernübertragung an die Krankenkasse senden. Bei der Berufsgenossenschaft meldet er seinen Mitarbeiter für die gesetzliche Berufsgenossenschaft an. Weiß er nicht, welche Genossenschaft für ihn zuständig ist, hilft ein kurzer Anruf bei der IHK oder der Handwerkskammer.

Für-Gründer.de: Welche Angaben des Mitarbeiters sind für die Lohnbuchhaltung erforderlich?

Jörg Wreege: Zunächst sind allgemeine Daten erforderlich: Das sind

  • Name,
  • Adresse,
  • Geburtsdatum und -ort,
  • Geschlecht,
  • Staatsangehörigkeit,
  • Familienstand und
  • Konfession.

Ferner sind Angaben zur Kommunikation aufzunehmen:

  • E-Mail-Adresse,
  • Telefon- und Mobiltelefonnummer.

Wichtig sind außerdem

  • die Steuer-Identifikationsnummer,
  • die Sozialversicherungsnummer,
  • die Krankenkasse des Mitarbeiters und
  • seine Bankverbindung.

Die Steuer-Identifikationsnummer dient als Basis, damit die steuerlichen Merkmale des Arbeitnehmers wie Lohnsteuerklasse, Freibeträge und so weiter aus der Datenbank des Finanzamts abgerufen werden können. Dies geschieht monatlich über die Software des Lohnabrechners. Dieses Verfahren nennt man ELStAM-Arbeitgeberabruf. ELStAM ist die Abkürzung für elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale.

Für-Gründer.de: Wie erfolgt die monatliche Lohnabrechnung im Detail?

Jörg Wreege: Zugrunde gelegt werden Arbeitszeit und Arbeitsleistung. Hieraus wird der Lohn für den Abrechnungsmonat errechnet. Dann rechnet man Prämien oder Zuschläge hinzu, die unter Umständen anfallen. Wichtig hier sind auch Lohnbestandteile, auf die keine Lohnsteuer zu zahlen ist, wie Sonntagszuschläge. Dies muss aber unbedingt getrennt von dem „normalen” steuerpflichtigen Lohn erfolgen.

Als Nächstes macht man eine separate Aufstellung von Nettolohn und Lohnnebenkosten, also Sozialversicherungsbeiträge und Unfallversicherung. Die Einzelposten müssen jetzt in das Lohnkonto des Mitarbeiters übertragen werden. Anhand der Lohnsteuerklasse und weiterer Merkmale wird dann der Lohn berechnet. Zuletzt muss der Lohn natürlich ordnungsgemäß und pünktlich ausbezahlt werden.

Für-Gründer.de: Was sind die klassischen fünf Fehler, die bei der Lohnbuchhaltung gemacht werden?

Jörg Wreege:

Der häufigste Fehler in der Lohnbuchhaltung ist sicherlich die mangelnde Sorgfalt beim Eingeben der Daten oder die Nichtbeachtung von übermittelten neuen Informationen. Kurz vor den entscheidenden Terminen zum 10. des Folgemonats herrscht natürlich Stress und es kann zu Fehleingaben oder Unsauberkeiten kommen.

Aber auch fachliche Fehler sind nicht selten: Sei es die fehlerhafte Einschätzung der Sozialversicherungspflicht, die Unkenntnis der Besonderheiten der Abrechnung eines Gesellschafter-Geschäftsführers oder die falsch getroffene Unterscheidung zwischen kurzfristigen Mitarbeiter und einem Minijobber. Besonderes Augenmerk ist auch auf die Abrechnung von steuerfreien oder pauschal besteuerten Lohnbestandteilen zu richten. Oft sehen wir hier eine große Unsicherheit beim Arbeitgeber, der dann den Lohnabrechner um Rat fragt. Dieser muss natürlich entsprechend kompetent sein.

Für-Gründer.de: Welche Pflichten muss die Lohnbuchhaltung im Rahmen des Jahresabschlusses übernehmen?

Jörg Wreege: Die Lohnbuchhaltung wird monatlich durchgeführt und fließt über die Buchungslisten in die monatliche Buchhaltung ein. Zum Jahresabschluss müssen dann alle Informationen vorliegen, damit die Lohnbuchhaltung auch mit den Werten der Finanzbuchhaltung abgeglichen werden kann. Zusätzlich kann die Lohnbuchhaltung weitere Informationen für den Jahresabschluss, zum Beispiel für die Ermittlung der Urlaubsrückstellung, liefern.

In der Lohnbuchhaltung selber wird das Jahr mit der Erstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung abgeschlossen. Diese wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt, aber auch dem Arbeitnehmer zur Erstellung seiner Einkommensteuererklärung ausgehändigt.

Für-Gründer.de: Kann man die Lohnbuchhaltung auch selbst vornehmen oder brauche ich unbedingt einen Steuerberater oder ein Buchhaltungsprogramm dafür?

Jörg Wreege: Lohnbuchhaltung ist sehr komplex. Wichtig ist hier vor allem auch, dass Anmeldungen rechtzeitig erfolgen und natürlich, dass der Mitarbeiter pünktlich seinen Lohn ausbezahlt bekommt. Wer hier keine Spezialkenntnisse besitzt, sollte in jedem Fall einen Steuerberater hinzuziehen. Wer sich die Lohnbuchhaltung selbst zutraut, weil er zum Beispiel schon Kenntnisse in diesem Bereich mitbringt, dem empfehle ich aber dringend ein komfortables und zertifiziertes Lohnbuchhaltungsprogramm, wie zum Beispiel edlohn von der eurodata AG, zu nutzen.

Für-Gründer.de: Und zum Abschluss: Was sind Ihre wichtigsten Tipps für Gründer und Selbstständige rund um das Thema Lohnbuchhaltung?

Jörg Wreege: Gründer und Selbstständige müssen sich gerade in der Anfangsphase auf das Kerngeschäft konzentrieren. Wer keine Ahnung von Lohnbuchhaltung hat oder mehr als ein bis zwei Mitarbeiter einstellt, dem würde ich in jedem Fall raten, die Lohnbuchhaltung an einen Steuerberater abzugeben. Denn Lohnbuchhaltung ist fehleranfällig und eine zu späte Lohnauszahlung kann den Mitarbeiter verärgern – und unzufriedene Mitarbeiter arbeiten uneffektiver.

Außerdem summieren sich Fehler in der Lohnbuchhaltung oft zu relativ großen Summen auf, da sie meistens viele Monate und mehrere Mitarbeiter betreffen. Das Gute ist: Lohnbuchhaltung ist nicht teuer. Bei uns kostet die Lohnabrechnung beispielsweise 9,90 Euro pro Monat und Mitarbeiter.

Für-Gründer.de: Vielen Dank für das Interview.

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Kontakt

  • felix1.de AG Steuerberatungsgesellschaft
    Mauerstr. 86-88, 10117 Berlin
    Ansprechpartner: Jörg Wreege
    E-Mail: kontakt@felix1.de
    Internet: www.felix1.de