Rechnung ohne digitale Signatur möglich



Das Ende der digitalen Signatur ist beschlossen – Nachfolgend erfahren Sie, was Sie dennoch beachten sollten, um Rechnungen richtig online zu verschicken.

Als Gründer oder Startup ist effizientes Arbeiten das A und O für den erfolgreichen Start des eigenen Unternehmens. Umso ärgerlicher und störender sind – gerade zu Beginn – umfangreiche Aufgaben im Buchhaltungs- und Abrechnungsalltag. Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, wie verschicke ich eine Rechnung richtig und was ist noch alles zu beachten? Wer keine unötigen Risiken eingehen will, der sollte folgende Tipps beachten:

Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung mit digitaler Signatur oder verlässlichem Prüfpfad nachweisen
Am 23.9.2011 hat der Bundesrat nach einem bereits gescheiterten Versuch im Juli das Steuervereinfachungsgesetz nun endgültig beschlossen und damit die große Hürde der digitalen Signatur genommen. Der Nachweis über Echtheit und Unversehrtheit einer Rechnung muss aufgrund der Gesetzesänderung nicht mehr mit Hilfe einer qualifizierten elektronische Signatur nachgewiesen werden, der Nachweis eines sog. verlässlichen Prüfpfads reicht aus.

Die Verfahrensbeschreibung muss inhaltlich alle Schritte vom Eingang der Rechnung bis hin zur Bezahlung beschreiben und eine Manipulation unmöglich machen. Diese Prüfungsstrukturen müssen durch den Unternehmer etabliert werden, sind aber in den meisten Betrieben bereits vorhanden. Es sollen ausdrücklich keine neuen Aufzeichnungspflichten für den Unternehmer entstehen, schließlich sieht der Gesetzgeber die Neuerung als Vereinfachung und „Angebot für Unternehmer auf neue Technologien umzusteigen“.

Was bedeuten Echtheit und Unversehrtheit konkret?

  • Echtheit… bezieht sich auf die Herkunft der Rechnung. Der Aussteller der Rechnung muss also eindeutig identifizierbar sein. Bei Papier-Rechnungen muss kein spezieller Nachweis erfolgen.
  • Unversehrtheit … bezieht sich auf den Rechnungsinhalt. Damit ist gemeint, dass Manipulationen der Rechnungen erkennbar sein müssen, unabhängig davon, in welchem Format die Rechnung gespeichert ist.
  • Lesbarkeit… bezieht sich darauf, dass die Rechnung für das menschliche Auge erfassbar sein muss. Sollten zusätzliche Programme für das Lesen nötig sein, müssen diese zur Verfügung gestellt werden.

Hat die digitale Signatur damit ausgesorgt?

Die digitale Signatur hat mit der Änderung keinesfalls ausgesorgt, lediglich die Pflicht zur Anwendung für steuerrelevante elektronische Rechnungen entfällt. Sie wird nach wie vor anerkannt und ist ein zuverlässiges und günstiges Mittel, die Anforderungen an Echtheit und Unversehrtheit zu erfüllen.

Die rechtliche Grundlage für den richtigen Umgang mit elektronischen Rechnungen ist der §14 Abs. 3 Nr. 1 UStG. Demnach bezieht sich die Gültigkeit der Rechnung nicht darauf, ob die Kosten als Ausgabe des Unternehmens abgesetzt werden können, sondern nur darauf, ob die Vorsteuer von der Rechnung geltend gemacht werden kann.

Man kann es nicht oft genug sagen – Diese Angaben müssen auf jede Rechnung:

Der Gesetzgeber lässt hier wenig Spielraum und schreibt gem. §14 UStG folgende Angaben auf einer ordentlichen Rechnung vor. Dazu zählen:

  • Steuernummer (gibt’s beim Finanzamt, genauso wie Infos zu Ausnahmeregelungen)
  • Leistungsentgelt
  • Steuersatz und Steuerbetrag (ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung und Kleinstunternehmerstatus)
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Umfang und Art der Leistung
  • Leistungszeitpunkt (oder Zeitraum), der besagt wann die Leistung erbracht wurde.
  • Name und Anschrift des Leistungserbringers (mit korrekter Bezeichnung der Gesellschaftsform) und Leistungsempfänger
  • Darüber kann man einen Hinweis auf die Zahlungskonditionen auf die Rechnung setzen (z.B. zahlbar bis…).  Dieser Punkt ist aber nicht verpflichtend.

Rechnungen müssen richtig archiviert und aufbewahrt
Wer Rechnungen verschickt, egal in welcher Form, der muss diese auch richtig archivieren, und zwar i.d.R. 10 Jahre. Wichtig ist dabei, dass die Rechnungen immer im „original“ aufbewahrt werden müssen.

PDF Rechnungen müssen also digital aufbewahrt werden. Eine Papierkopie, bzw. ein Ausdruck reicht hier leider nicht aus. Außerdem müssen die Daten vor Veränderbarkeit und Verlust geschützt werden, und in angemessener Zeit wieder lesbar gemacht werden.

Ähnliches gilt auch für Papierrechnungen. Jeder Unternehmer ist verpflichtet sein Rechnungsarchiv vor äußeren Einwirkungen wie z.B. Regen und Hitze, etc. zu schützen.

(Stillschweigende) Zustimmung des Rechnungsempfängers beachten
Der Kunde, also der Rechnungsempfänger, muss der Übermittlung per E-Mail oder in sonstiger elektronischer Form grundsätzlich zustimmen (vgl. § 14 Abs. 1 UStG). Jedoch ist hierfür keine besondere Form erforderlich. Sofern der Empfänger den Empfang der Rechnung in der gegebenen Form nicht bemängelt, gilt dies bereits als stillschweigendes Einverständnis und ist im Zweifel ausreichend.

Text mit der Unterstützung von FastBill.com

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Mit FastBill lassen sich die Grundregeln für den richtigen Rechnungsversand problemlos einhalten. Wer also nicht unnötig viele Gedanken um das Thema machen möchte, der sollte seinen Rechnung gleich vollständig online schreiben und verschicken.