Fachbeitrag: Buchhaltung

Wenn Sie die Buchhaltung an einen Fachmann abgeben, können Sie mit etwas Vorbereitung gleich doppelt sparen:

1. Ihre Zeit sinnvoll nutzen

Die Zeit, die Sie nicht für die Buchhaltung benötigen, können Sie in Ihr Kerngeschäft investieren. Gerade in der Startphase eines Unternehmens ist Ihre eigene Arbeitszeit überaus wertvoll. Auf Ihrem Fachgebiet sind Sie kompetent und arbeiten vermutlich schnell und sicher. Vergeuden Sie jetzt nicht Ihre wertvolle Arbeitszeit in dem Glauben, sich mit der Anschaffung einer preiswerten Buchhaltungssoftware teure Steuerberater- bzw. Buchhaltungskosten sparen zu können. Auch Steuerberater und Buchhalter sind Fachleute auf ihrem Gebiet und arbeiten entsprechend kompetent und schnell. Die vermeintlich günstigere Software erledigt Ihre Buchhaltung noch lange nicht alleine. Bis Sie sich mit den Grundlagen der Buchhaltung und der Software einigermaßen vertraut gemacht haben, hätte Ihr Steuerberater oder Buchhalter wahrscheinlich schon die Belege mehrerer Monate für Sie verbucht. Nutzen Sie Ihre wertvolle Zeit lieber für Ihr Kerngeschäft oder – falls es gerade nicht so gut läuft – für die Kundenakquise.

2. Hinweise zur Kostenersparnis

Sammeln Sie Ihre Belege nun aber nicht einfach in einem Schuhkarton, sondern heften Sie sie lieber gleich richtig ab. Das ist zwar etwas zeitaufwändiger für Sie, doch auf diese Weise behalten Sie ganz nebenbei den Überblick über Ihre Geschäftsvorfälle und Ihr Steuerberater oder Buchhalter benötigt erheblich weniger Zeit zum Bearbeiten Ihrer Belege, was sich in der Regel kostensenkend auswirkt. Auch wenn Sie kein Experte für Buchhaltung sind, die richtige Vorbereitung der Belege für den Steuerberater oder Buchhalter ist einfacher als Sie vielleicht denken:

2.2. Barbelege
Sie müssen nicht zwingend eine Kasse führen, nur weil Sie Belege auch mal bar bezahlen. In den meisten Fällen reicht es aus, wenn Sie die bar bezahlten Belege ebenfalls chronologisch aufsteigend sortieren. Mit EC- oder Kreditkarte bezahlte Belege gehören allerdings in die Bankbelege – zumindest, wenn das bezogene Institut Ihr Geschäftskonto sein sollte.

Wenn Sie über eine Geschäftskasse verfügen, müssen Sie auch ein Kassenbuch führen. Je nach Umfang Ihrer Bargeschäfte werden Sie den Kassenstand täglich, wöchentlich oder monatlich überprüfen und dies protokollieren. Für die Buchhaltung reicht in der Regel die chronologische Auflistung der monatlichen Bargeschäfte nebst den dazugehörigen Belegen.

Unbedingt beachten sollten Sie jedoch, dass eine Kasse immer einen Bargeldbestand widerspiegelt. Ein negativer Saldo ist daher unmöglich – Ihr Portemonnaie können Sie ja auch nicht überziehen.

2.3. Eingangsrechnungen
Wenn Sie auf Ihren Rechnungen Umsatzsteuer ausweisen, sollten Sie Ihre am Monatsende noch unbezahlten Eingangsrechnungen ebenfalls den Buchhaltungsbelegen für den Steuerberater oder Buchhalter beifügen. Die hier ausgewiesene Umsatzsteuer Ihrer Lieferanten dürfen Sie nämlich bereits im Monat der Rechnungs-erstellung als Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend machen – auch wenn Sie nicht bilanzieren sondern nur eine EÜR erstellen. Sollten Sie bilanzierungspflichtig sein, müssen Sie mindestens die am Jahresende noch offenen Eingangsrechnungen einreichen, damit sie als Verbindlichkeiten in Ihre Bilanz aufgenommen werden können.

2.4. Ausgangsrechnungen
Beachten Sie bei der Ausstellung Ihrer Rechnungen unbedingt die Anforderungen gem. § 14 UStG, um sich und Ihren Kunden Unannehmlichkeiten zu ersparen. Die einzelnen Anforderungen können Sie hier nachlesen. Forderungen müssen Sie nur ausweisen, wenn Sie eine Bilanz erstellen. In diesem Fall benötigt Ihr Steuerberater oder Buchhalter mindestens die am Jahresende noch offenen Ausgangsrechnungen, um sie als Forderungen in Ihre Bilanz aufzunehmen. Bei der Erstellung der Einnahme-Überschussrechnung genügt es, wenn Sie die Rechnung als Beleg hinter den Kontoauszug mit dem entsprechenden Zahlungseingang heften.

Fazit:

• Wenn Sie Ihre Buchhaltung von Anfang an einem Fachmann überlassen, sparen Sie wertvolle Zeit. Mit einfachen Tipps bereiten Sie Ihre Belege optimal vor und können so zusätzlich Kosten sparen.

Autorin:

• Heike Rostkowski – Büro für kaufmännische Dienstleistungen
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